Chcete své procesy řídit efektivně a usnadnit si týmovou spolupráci? Pomocí řešení DOCU-X DMS a pokročilého OCR (Optical Character Recognition) si můžete svůj workflow optimalizovat a zároveň zjednodušit práci s dokumenty. Přečtěte si, jak v systému HELIOS správně nastavit workflow a využít všechny jeho možnosti.
Co je workflow a proč by vás měl zajímat?
Workflow, neboli tok práce, zahrnuje sérii činností, díky kterým snáze dosáhnete konkrétního cíle. V rámci firemních procesů to znamená správu dokumentů, schvalování a úkoly, které ovlivňují efektivitu a produktivitu týmu. Správné workflow přináší různé výhody:
- Snížíte si administrativní zatížení a veškeré dokumenty budete mít schválené rychleji.
- Všichni členové týmu budou mít přehled o stavu úkolů a dokumentů.
- Díky snadnému sdílení a správě týmových úkolů a dokumentů se vám bude lépe spolupracovat.
Nastavte si workflow krok za krokem
1. Definujte si procesy
Než začnete s nastavením workflow, ujasněte si, jaké procesy chcete zefektivnit. Zaměřte se na dokumenty a úkoly, které chcete pomocí systému spravovat. Mezi nejčastěji spravované dokumenty patří přijaté faktury, smlouvy, objednávky a ISO dokumentace.
2. Vytvořte strukturu schvalovacího procesu
V systému můžete nastavit různé úrovně schvalování. Určete, kdo bude za jednotlivé kroky schvalování zodpovědný. Doporučujeme vybrat dva schvalovatele, abyste si byli jistí, že vše prochází správně. První schvalovatel zkontroluje, jestli je dokument správný a úplný. Druhý potom dokument finálně schválí nebo zamítne.

3. Implementujte DOCU-X DMS
DOCU-X DMS je ideálním nástrojem pro správu a schvalování dokumentů. Jeho klíčové vlastnosti zahrnují:
- Automatizaci schvalovacích procesů, kdy můžete dokumenty schvalovat přímo z e-mailu, a tím si urychlíte celý proces.
- Historii schvalování, díky které máte přehled o tom, kdo a kdy dokument schválil nebo zamítl.
- Bezpečné uložení dokumentů, které zajistí, že všechny dokumenty budou uchované v zabezpečeném úložišti. To zajišťuje jejich integritu a ochranu před neoprávněným přístupem.
4. Pomocí OCR vytěžujte dokumenty
Díky integraci OCR do systému DOCU-X DMS automatizujete vytěžování dat z naskenovaných a elektronických dokumentů. Tento proces výrazně zjednodušuje práci, protože eliminuje potřebu ručního přepisování dat do systému HELIOS. OCR je pro standardní workflow podstatným rozšířením, které umožňuje rychlé
a efektivní zpracování faktur, objednávek a dalších dokumentů.
5. Nastavte notifikace a reporty
Aby bylo workflow co nejefektivnější, nastavte e-mailové notifikace, které uživatele upozorní na nové úkoly nebo dokumenty ke schválení. Také si můžete nastavit pravidelné reporty, které vám poskytnou přehled
o stavu všech dokumentů a schvalovacích procesů.
Potřebujete s nastavením workflow pomoci? Rádi vám poradíme
6. Zaškolte zaměstnance a procesy pravidelně revidujte
Jakmile máte workflow nastavené, nezapomeňte zaškolit všechny zaměstnance, kteří budou systém používat. Ujistěte se, že každý ví, jak systém funguje, jak vytvářet a schvalovat dokumenty a jak používat reporty.
S tím se pojí i pravidelné revize. Workflow by neměl být statický. Pravidelně ho přizpůsobujte měnícím se potřebám organizace, sbírejte zpětnou vazbu od uživatelů a provádějte úpravy, které zlepší efektivitu a uživatelskou přívětivost.
Pokud chcete své procesy a tým řídit efektivně, nastavte si workflow s pomocí modulů DOCU-X DMS a OCR. S jasně definovanými procesy, automatizací schvalování a snadným přístupem k dokumentům se vaše organizace může soustředit na to, co je opravdu důležité – poskytování kvalitních služeb a produktů zákazníkům. Přejeme vám hodně úspěchů při implementaci a optimalizaci vašich workflow!
Máte zájem o zavedení systému Helios i ve své firmě?
Přečtěte si, jak probíhá implementace, nebo si rovnou zašlete nezávaznou poptávku.