Personalistika

Zajímavost ze světa 

Personální evidence se opírá o osobní údaje, které jsou ze zákona chráněné. Firma proto musí mít pro jejich zpracování právní důvod a uchovávat je jen po nezbytnou dobu, jak vyžaduje obecné nařízení o ochraně osobních údajů.[3] 

Co v článku najdete 

• Co je personalistika a co obnáší 
• Co obsahuje osobní spis zaměstnance 
• Jaké pracovní poměry personalistika eviduje 
• Jak personalistika souvisí s GDPR 
• Jaký je rozdíl mezi personalistikou a mzdami 
• Proč mít personalistiku v HR modulu ERP 
• Jak personalistika podporuje řízení lidských zdrojů 
• Jak vybrat software pro personalistiku 
• Jaké chyby firmy v personalistice nejčastěji dělají 

Co je personalistika a co obnáší 

Personalistika je správa všeho, co se týká zaměstnanců firmy. Zahrnuje přijímání nových lidí, vedení jejich osobních spisů, evidenci pracovních poměrů a dokumentů a ukončení spolupráce [1]. Je to administrativní i řídicí role. 

V odborné literatuře se personalistika chápe jako součást řízení lidských zdrojů. To kromě evidence zahrnuje i získávání, rozvoj, odměňování a vedení zaměstnanců [1]. V menší firmě tyto úkoly zastane jeden personalista, ve větší celé oddělení. 

Řízení lidských zdrojů se přitom posunulo od pouhé administrativy k práci se zaměstnancem jako se zdrojem hodnoty firmy [1]. Personalistika v tomto pojetí nejen eviduje, ale dodává data pro rozhodování o náboru, rozvoji a udržení lidí. Kvalitní evidence je proto základ, na kterém řízení lidských zdrojů stojí. 

V každodenní praxi se personalistika nejvíc dotýká dokumentů. Pracovní smlouvy, dodatky, mzdové výměry, evidence dovolené a školení musí být v pořádku a dohledatelné. Pravidla pro tyto dokumenty určuje zákoník práce [2]. 

Co obsahuje osobní spis zaměstnance 

Osobní spis je soubor dokumentů, které firma o zaměstnanci vede. Podle zákoníku práce smí osobní spis obsahovat jen písemnosti nezbytné pro výkon práce v daném pracovněprávním vztahu [2]. Nejde tedy o libovolnou sbírku údajů. 

Část spisu	Co obsahuje
Osobní údaje	Identifikace zaměstnance nutná pro pracovní poměr
Pracovní smlouva	Smlouva, dodatky a mzdový výměr
Pracovní zařazení	Funkce, úvazek a místo výkonu práce
Dokumenty k poměru	Zápočtové listy, potvrzení a souhlasy
Vzdělávání	Evidence školení a kvalifikace

Zdroj: Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce.

S osobním spisem smí nakládat jen vymezený okruh lidí. Zaměstnanec má právo do svého spisu nahlížet a pořizovat si výpisy. Rozsah a ochrana spisu vychází ze zákoníku práce [2] i z nařízení o ochraně osobních údajů [3]. 

Jaké pracovní poměry personalistika eviduje 

Personalistika sleduje, na jakém základě u firmy lidé pracují. Nejčastější je pracovní poměr na základě pracovní smlouvy, vedle něj se používají dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr [2]. Každý typ má jiná pravidla. 

Forma	Charakteristika
Pracovní poměr	Vzniká pracovní smlouvou, hlavní forma zaměstnání
Dohoda o provedení práce	Pro menší rozsah práce, limit hodin za rok
Dohoda o pracovní činnosti	Pro pravidelnější práci menšího rozsahu
Zkušební doba	Sjednané období na začátku poměru

Zdroj: Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce.

Personalistika hlídá u každého poměru klíčové termíny. Patří sem konec zkušební doby, doba určitá nebo lhůty výpovědí. Vznik, změny i skončení pracovního poměru se řídí zákoníkem práce [2]. 

Jak personalistika souvisí s GDPR 

Personální agenda je z velké části o osobních údajích. Firma zpracovává jméno, rodné číslo, adresu, zdravotní způsobilost i údaje o rodině. Toto zpracování se řídí obecným nařízením o ochraně osobních údajů [3]. 

Nařízení požaduje, aby firma měla pro zpracování právní důvod a aby údaje zpracovávala jen pro stanovený účel a v nezbytném rozsahu [3]. Část údajů firma zpracovává na základě zákona, část na základě plnění smlouvy. 

Důležité je i omezení doby uchování. Po skončení pracovního poměru smí firma část dokumentů uchovávat jen po zákonem stanovenou dobu, pak je musí zlikvidovat. Personální software proto pracuje s rolemi, oprávněními a historií přístupů, aby ochranu údajů doložil [3]. 

Nařízení dává zaměstnanci i konkrétní práva, například právo na přístup ke svým údajům nebo na jejich opravu [3]. Personalistika musí umět tato práva v rozumné lhůtě naplnit. Software, který eviduje, jaké údaje o člověku firma vede a kdo k nim měl přístup, tuto povinnost výrazně usnadní. 

Jaký je rozdíl mezi personalistikou a mzdami 

Personalistika a mzdy se často zaměňují, jde ale o dvě různé oblasti. Personalistika eviduje lidi, jejich poměry a dokumenty. Mzdy z těchto údajů počítají výplatu, daně a odvody [1]. Obě oblasti sdílí stejná data o zaměstnancích. 

Hledisko	Personalistika	Mzdy
Hlavní cíl	Evidence zaměstnanců a poměrů	Výpočet mzdy a odvodů
Klíčová data	Osobní spisy, smlouvy, dokumenty	Hrubá mzda, odvody, srážky
Hlavní předpis	Zákoník práce a GDPR	Daňové a pojistné zákony
Výstup	Pracovní smlouvy a přehledy	Výplatní páska a odvody

Zdroj: Armstrong, M., Taylor, S. (2014). Armstrong's Handbook of HRM Practice. Kogan Page.

V kvalitním systému spolu obě oblasti komunikují. Personalistika dodá údaje o zaměstnanci a jeho úvazku, mzdy z nich počítají výplatu. Změna v personalistice se tak rovnou promítne do mzdového výpočtu [1]. 

Proč mít personalistiku v HR modulu ERP 

Personalistiku lze věst na papíře nebo v samostatném programu, výhodnější ale bývá HR modul ERP. V ERP pracuje personalistika nad stejnou databází jako mzdy a účetnictví, takže se údaje o zaměstnanci nezadávají dvakrát [4]. 

Propojení s mzdami šetří práci and snižuje chybovost. Když personalistika eviduje nový úvazek, mzdy s ním rovnou počítají. Na českém trhu tuto roli plní HR a mzdový modul systému Helios. 

Výhoda je i ve výstupech pro vedení. Z personální evidence v ERP lze sestavit přehledy o počtu zaměstnanců, fluktuaci nebo struktuře úvazků. Tyto údaje slouží jako podklad pro plánování lidských zdrojů [1]. 

Sjednocení dat v jednom systému navíc usnadní dodržování pravidel ochrany osobních údajů. Firma má přehled, jaké údaje o zaměstnanci eviduje a kdo k nim měl přístup, místo aby je hledala v oddělených programech a tabulkách [3]. 

Jak personalistika podporuje řízení lidských zdrojů 

Personalistika není jen evidence. Tvoří základ pro řízení lidských zdrojů, tedy pro získávání, rozvoj a udržení zaměstnanců [1]. Bez spolehlivých dat o lidech nelze tyto oblasti řídit. 

Oblast HR	Jak ji personalistika podporuje
Nábor a výběr	Eviduje uchazeče a podklady k přijetí
Adaptace	Sleduje nástup a zaškolení nového člověka
Rozvoj	Vede evidenci školení a kvalifikace
Odměňování	Dodává podklady pro mzdové výměry
Plánování zdrojů	Poskytuje data o počtu a struktuře lidí

Zdroj: Armstrong, M., Taylor, S. (2014). Armstrong's Handbook of HRM Practice. Kogan Page.

• Nábor a výběr nových zaměstnanců 
• Adaptace a zaškolení po nástupu 
• Evidence vzdělávání a rozvoje 
• Hodnocení a odměňování 
• Plánování potřeby lidí podle zakázek 

Pro výrobní firmu je řízení lidských zdrojů provázané s plánováním výroby. Když firma zná počet a kvalifikaci lidí, dokáže lépe naplánovat směny a kapacity. Jak propojení personálních dat s výrobou vypadá v praxi, ukazuje optimalizace výrobních procesů s Heliosem. 

Jak vybrat software pro personalistiku 

• Ověřte, že software vede osobní spisy v souladu se zákoníkem práce 
• Zkontrolujte podporu různých typů pracovních poměrů a dohod 
• Posuďte propojení s mzdami a docházkou v jednom ERP 
• Ověřte hlídání termínů zkušebních dob, smluv a lhůt 
• Zjistěte, jak software řeší oprávnění a ochranu osobních údajů 

Pro výrobní firmu s mnoha zaměstnanci a směnami se vyplatí personalistika jako HR modul ERP propojený s mzdami a docházkou [4]. Ochranu osobních údajů přitom musí software řešit v souladu s nařízením o ochraně osobních údajů [3]. 

Jaké chyby firmy v personalistice nejčastěji dělají 

• Vedení osobních spisů s nadbytečnými údaji nad rámec zákona 
• Slabá ochrana osobních údajů a příliš široká oprávnění 
• Nehlídání termínů zkušebních dob a smluv na dobu určitou 
• Oddělené vedení personalistiky a mezd bez propojení 
• Uchovávání dokumentů déle, než povoluje předpis 

Většině těchto chyb se firma vyhne, pokud personalistiku vede v softwaru, který respektuje zákoník práce [2] i nařízení o ochraně osobních údajů [3] a propojuje data s mzdami [4]. 

Hledáte software pro personalistiku a HR 

Personální agenda musí být přesná a v souladu se zákonem. Společnost NVSP dodává HR a mzdový modul systému Helios iNuvio a Nephrite, který vede osobní spisy podle zákoníku práce, hlídá termíny a propojuje personalistiku s mzdami i docházkou. Prohlédněte si nabídku produktů NVSP a nezávazně proberte, která varianta sedí vaší firmě. 

Shrnutí 

Personalistika is řízení lidských zdrojů a evidence zaměstnanců, od přijetí přes osobní spisy a pracovní poměry po ukončení spolupráce. Stojí na zákoníku práce, který určuje pravidla pracovních poměrů a obsah osobního spisu, a na nařízení o ochraně osobních údajů, protože pracuje s citlivými daty. Personalistika úzce souvisí s mzdami, kterým dodává údaje o zaměstnanci. Vyplatí se ji věst jako HR modul ERP propojený s mzdami a docházkou nad společnými daty. Na českém trhu tuto roli plní HR a mzdový modul systému Helios. 

Časté otázky 

Co je personalistika 

Personalistika je správa zaměstnanců firmy, od přijetí přes vedení osobních spisů a pracovních poměrů po ukončení spolupráce. V širším pojetí jde o řízení lidských zdrojů [1]. 

Co smí obsahovat osobní spis 

Podle zákoníku práce smí osobní spis obsahovat jen písemnosti nezbytné pro výkon práce v daném pracovněprávním vztahu [2]. 

Jaký je rozdíl mezi personalistikou a mzdami 

Personalistika eviduje zaměstnance, poměry a dokumenty, mzdy z těchto údajů počítají výplatu a odvody [1]. V ERP obě oblasti sdílí stejná data. 

Použité zdroje a literatura 

Knihy a učebnice 

[1] Armstrong, M., Taylor, S. (2014). Armstrong's Handbook of Human Resource Management Practice. 13. vydání. Kogan Page. ISBN 978-0749469641. 

[4] Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. 4. vydání. Cengage. ISBN 978-1111820398. 

Legislativa ČR 

[2] Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce. 

Evropské předpisy 

[3] Nařízení EU 2016/679 (GDPR).