Controlling

Zajímavost ze světa 

Slovo controlling pochází z anglického to control, které znamená nejen kontrolovat, ale hlavně řídit a mít pod dohledem. Český překlad jako pouhá kontrola proto smysl pojmu zužuje, jde především o řízení hospodaření směrem dopředu.[2] 

Co v článku najdete 

• Co je controlling a k čemu firmě slouží 
• Jaký je rozdíl mezi controllingem a účetnictvím 
• Z jakých částí se controlling skládá 
• Co jsou nákladová a zisková střediska 
• Jak controlling pracuje s rozpočtem a odchylkami 
• Jak controlling měří návratnost a výkonnost 
• Jaká je role ERP systému v controllingu 
• Jak vypadá controlling ve výrobní firmě 
• Jaké chyby firmy v controllingu nejčastěji dělají 

Co je controlling a k čemu firmě slouží 

Controlling je systém řízení hospodaření, který pomáhá vedení firmy plánovat výsledky, sledovat jejich plnění a včas reagovat na odchylky. Nejde o jednorázovou kontrolu, ale o průběžný cyklus plánování a vyhodnocování [2]. Firma díky němu ví, kam směřuje a zda se k cíli skutečně blíží. 

Základem je porovnání plánu a skutečnosti. Vedení si na začátku období stanoví cíle a rozpočty, v jeho průběhu pak sleduje, jak se daří je naplňovat. Pokud vznikne odchylka, controlling ji pomáhá vysvětlit a navrhnout nápravu [2]. 

Controlling se netýká jen velkých firem. Jakmile podnik roste a sleduje více zakázek, středisek a typů nákladů, ztrácí vedení přehled z paměti a tabulek. Právě tehdy pomáhá systematické řízení hospodaření nad daty z jednoho zdroje [1]. 

Důležité je rozlišit roli controllingu a roli majitele nebo ředitele. Controlling sám nerozhoduje, ale připravuje podklady a upozorňuje na rizika. Vedení pak na jejich základě volí, co udělá. Dobře nastavený controlling proto není o hledání viníků, ale o tom, aby firma věděla, jak na tom je, dřív než se případný problém prohloubí [2]. 

Jaký je rozdíl mezi controllingem a účetnictvím 

Účetnictví a controlling se často zaměňují, mají ale odlišný úkol. Účetnictví vzniklo proto, aby věrně zachytilo hospodaření firmy pro stát, banky a další uživatele, a řídí se zákonem a standardy [6]. Controlling naopak slouží vedení uvnitř firmy a hledí dopředu. 

Hledisko	Účetnictví	Controlling
Účel	Věrný obraz hospodaření pro okolí	Podklady pro řízení uvnitř firmy
Pohled v čase	Zachycuje minulost	Plánuje a sleduje budoucnost
Pravidla	Dána zákonem a standardy	Dána potřebami vedení
Hlavní výstup	Účetní závěrka	Plán, rozpočet a rozbor odchylek

Zdroj: Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví.

Obě oblasti se doplňují. Controlling čerpá data z účetnictví, ale třídí je jinak, podle středisek a zakázek, a doplňuje je o plán. Teprve spojením vzniká obraz, podle kterého se dá firma řídit [2]. 

Z jakých částí se controlling skládá 

Controlling není jediná činnost, ale soustava na sebe navazujících kroků. Začíná plánováním, pokračuje sledováním skutečnosti a končí rozborem odchylek a návrhem opatření [2]. 

Část	Co řeší
Plánování a rozpočty	Stanovení cílů a očekávaných nákladů a výnosů
Kalkulace	Výpočet nákladů na výrobek nebo zakázku
Sledování skutečnosti	Sběr reálných dat o nákladech a výnosech
Rozbor odchylek	Porovnání plánu se skutečností a hledání příčin
Reporting	Pravidelné výkazy a ukazatele pro vedení

Zdroj: Brealey, R., Myers, S., Allen, F. (2020). Principles of Corporate Finance. McGraw-Hill.

Tyto části tvoří uzavřený cyklus. Výsledky rozboru odchylek se promítají do dalšího plánu, takže se firma postupně učí plánovat přesněji [2]. 

Co jsou nákladová a zisková střediska 

Aby firma poznala, kde peníze vznikají a kde se utrácejí, rozděluje se na střediska. Nákladové středisko spotřebovává zdroje, ale samo přímo netvoří tržby, například údržba nebo správa. Ziskové středisko naopak nese vlastní výnosy i náklady, typicky výrobní provoz nebo prodejní tým [2]. 

Rozdělení na střediska umožní přiřadit náklady tam, kde skutečně vznikají. Vedení pak vidí, které části firmy hospodaří dobře a které spotřebovávají více, než přinášejí. Toto třídění dat zajišťuje ERP systém, do kterého se každý doklad zapíše s příslušným střediskem [1]. 

Ve výrobní firmě bývá střediskem například jednotlivá dílna nebo linka. Náklady na materiál, mzdy a energie se k ní přiřadí a porovnají s hodnotou vyrobené produkce. Tím controlling propojuje finance s reálným během výroby [1]. 

Jak controlling pracuje s rozpočtem a odchylkami 

Rozpočet je plán nákladů a výnosů na dané období. Controlling ho sestaví z dílčích plánů středisek a poté průběžně porovnává se skutečností. Rozdíl mezi plánem a realitou se nazývá odchylka [2]. 

Položka	Plán	Skutečnost	Odchylka
Materiál	1 000	1 120	+120 nepříznivá
Mzdy	800	760	minus 40 příznivá
Energie	200	240	+40 nepříznivá
Celkem náklady	2 000	2 120	+120 nepříznivá

Zdroj: Brealey, R., Myers, S., Allen, F. (2020). Principles of Corporate Finance. McGraw-Hill.

Samotné číslo odchylky ještě nic neřeší. Smyslem controllingu je najít příčinu. Vyšší náklad na materiál může znamenat dražší nákup, větší spotřebu nebo vyšší objem výroby. Teprve rozbor ukáže, zda jde o problém, nebo o důsledek vyšších tržeb [2]. 

Jak controlling měří návratnost a výkonnost 

Vedle nákladů sleduje controlling i to, zda se firmě vyplatí vynaložené prostředky. K tomu slouží ukazatele návratnosti, které poměřují zisk s vloženým kapitálem nebo náklady [2]. Pomáhají rozhodnout, do čeho investovat a co naopak utlumit. 

U větších investic se používá hodnocení podle budoucích peněžních toků, kdy se počítá s tím, že koruna dnes má jinou hodnotu než koruna za rok. Tento přístup popisuje firemní finance jako základ rozhodování o kapitálu [2]. 

Výkonnost se ale neměří jen penězi. Controlling sleduje i nefinanční ukazatele, jako je využití kapacit, zmetkovitost nebo dodací termíny. Spojení finančních a provozních dat dává vedení úplnější obraz, než kbyby sledovalo jen zisk [2]. 

Jaká je role ERP systému v controllingu 

Controlling potřebuje data, a to aktuální a z jednoho zdroje. Tím zdrojem je dnes ERP systém, který propojuje účetnictví, sklady a výrobu do společné databáze [1]. Každý doklad se zapíše jednou a je dostupný i pro rozbory hospodaření. 

Bez ERP musí firma data ručně slučovat z více programů a tabulek, což je pomalé a chybové. ERP naopak umožní sledovat náklady po střediscích a zakázkách v reálném čase a tato data dále zpracovat v nástrojích pro reporting [3]. Jak propojení financí a výroby vypadá v praxi, ukazuje optimalizace výrobních procesů s Heliosem. 

Co controlling potřebuje	Co dodává ERP systém
Náklady po střediscích	Doklady zapsané s příslušným střediskem
Data po zakázkách	Vazba nákladů a výnosů na konkrétní zakázku
Aktuální stav	Data v reálném čase z jedné databáze
Podklad pro reporting	Sjednotný zdroj pro výkazy a ukazatele

Zdroj: Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. Cengage.

ERP tedy controlling neřídí, ale dodává mu spolehlivý základ. Kvalita rozhodnutí závisí na kvalitě dat, kterou ovlivňuje i spolehlivost a vhodnost samotného softwaru, jak ji popisuje norma pro hodnocení softwarových produktů [7]. 

Jak vypadá controlling ve výrobní firmě 

Výrobní firma má controlling náročnější než obchodní. Musí sledovat náklady na materiál, práci i strojový čas a přiřadit je ke konkrétní zakázce. Pomáhá jí k tomu plánování výroby a kalkulace nad daty z ERP [1]. 

• Předběžná kalkulace zakázky před zahájením výroby 
• Sledování skutečné spotřeby materiálu a času během výroby 
• Výsledná kalkulace a porovnání s předběžnou 
• Rozbor odchylek po střediscích a zakázkách 
• Reporting marže jednotlivých zakázek pro vedení 

Klíčové je propojení financí s reálným během dílny. Když controlling vidí skutečnou spotřebu a časy z výroby, dokáže říci, která zakázka byla zisková a kde firma vydělala méně, než plánovala [1]. 

Jaké chyby firmy v controllingu nejčastěji dělají 

• Zaměňování controllingu za pouhou kontrolu minulých výsledků 
• Plánování bez následného rozboru odchylek 
• Sledování příliš mnoha ukazatelů, které nikdo nepoužívá 
• Data z více programů a tabulek bez jednotného zdroje 
• Reporting, který přijde tak pozdě, že už nejde reagovat 

Většině těchto chyb se firma vyhne, pokud staví controlling na datech z jednoho systému a soustředí se na malý počet ukazatelů, podle kterých se opravdu rozhoduje [2]. 

Postavte controlling na datech z Heliosu 

Spolehlivý controlling stojí a padá s kvalitou dat. Společnost NVSP dodává ERP Helios ve variantách iNuvio a Nephrite a pomáhá nastavit nákladová střediska, kalkulace i reporting tak, aby vedení mělo aktuální obraz hospodaření. Prohlédněte si nabídku produktů NVSP a proberte, jak controlling postavit na jednom zdroji dat. 

Shrnutí 

Controlling je řízení výkonnosti firmy, které propojuje plánování, sledování skutečnosti a rozbor odchylek. Liší se od účetnictví tím, že hledí dopředu a slouží vedení, ne okolí firmy. Skládá se z plánování, kalkulací, sledování a reportingu a dělí firmu na nákladová a zisková střediska. Pracuje s rozpočty, odchylkami a ukazateli návratnosti. Jeho spolehlivým základem jsou data z ERP systému, na českém trhu například Helios. Bez kvalitních dat z jednoho zdroje zůstává controlling jen odhadem. 

Časté otázky 

Jaký je rozdíl mezi controllingem a účetnictvím 

Účetnictví zachycuje minulost pro stát a okolí firmy podle zákona, controlling plánuje a řídí hospodaření dopředu pro vedení uvnitř firmy [6]. 

Potřebuje controlling ERP systém 

Ne nutně, ale bez ERP musí firma data ručně slučovat z více programů. ERP dodá controllingu aktuální data z jednoho zdroje a sledování po střediscích [1]. 

Co je nákladové středisko 

Část firmy, která spotřebovává zdroje, ale sama přímo netvoří tržby, například údržba nebo správa. Controlling k němu přiřadí náklady, aby vedení vidělo, jak hospodaří [2]. 

Použité zdroje a literatura 

Knihy a učebnice 

[1] Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. 4. vydání. Cengage. ISBN 978-1111820398. 

[2] Brealey, R., Myers, S., Allen, F. (2020). Principles of Corporate Finance. 13. vydání. McGraw-Hill. ISBN 978-1260565553. 

[3] Kimball, R., Ross, M. (2013). The Data Warehouse Toolkit. 3. vydání. Wiley. ISBN 978-11118530801. 

Standardy a normy 

[7] ISO/IEC 25010:2011. Systems and software engineering. Quality models (SQuaRE). 

Legislativa 

[6] Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví.