RPA

Zajímavost ze světa 

Robot v pojmu RPA neoznačuje fyzický stroj, ale softwarový program běžící na pozadí. Ovládá běžné aplikace přes jejich uživatelské rozhraní stejným způsobem, jakým by je obsluhoval člověk klikáním a psaním.[1] 

Co v článku najdete 

• Co je RPA a jak softwarový robot pracuje 
• Jaký je rozdíl mezi RPA a klasickou automatizací 
• Jaký je rozdíl mezi RPA a API integrací 
• Kde se RPA ve firmě hodí nejvíc 
• Jak RPA souvisí s ERP a podnikovými systémy 
• Jaké jsou hlavní přínosy RPA 
• Jaké má RPA limity a rizika 
• Jak s RPA ve firmě začít 

Co je RPA a jak softwarový robot pracuje 

RPA je technologie, která pomocí softwarových robotů provádí opakované úkoly v počítačových aplikacích místo člověka. Robot je program, který napodobuje kroky uživatele. Klikání, psaní, opisování údajů a přepínání mezi okny [1]. Pracuje přesně podle pravidel, která mu nastavíte. 

Typický příklad je přenos dat mezi dvěma systémy. Faktura přijde do jedné aplikace a robot z ní opíše údaje do druhé, kterou používá účtárna. Dříve to dělal člověk ručně, teď to robot zvládne sám podle stejného postupu [2]. 

Robot pracuje na úrovni uživatelského rozhraní. Vidí obrazovku stejně jako člověk a ovládá ji stejnými prostředky. Nepotřebuje proto zásah do programů, se kterými pracuje. To dělá RPA rychle nasaditelnou tam, kde by úprava systémů byla drahá nebo nemožná [2]. 

Robota lze spustit na vyžádání nebo v naplánovaný čas, třeba každé ráno před začátkem směny. Běží na pozadí a člověk se k němu vrací jen tehdy, když narazí na situaci, kterou pravidla nepokrývají. Tím se z opakované rutiny stává úkol, který hlídá robot a člověk jen kontroluje výsledek [2]. 

Jaký je rozdíl mezi RPA a klasickou automatizací 

Klasická automatizace, například výrobní linka nebo automatizovaný proces v ERP, běží uvnitř systému a pracuje přímo s daty [3]. RPA naopak stojí nad aplikacemi a obsluhuje je zvenčí stejně jako člověk. To je zásadní rozdíl v přístupu. 

Hledisko	Klasická automatizace	RPA
Kde běžní	Uvnitř systému, s daty	Nad aplikacemi, přes obrazovku
Zásah do systémů	Vyžaduje úpravu nebo integraci	Nevyžaduje zásah do aplikací
Rychlost nasazení	Delší, hlubší integrace	Rychlé, robot napodobí uživatele
Citlivost na změny	Stabilní, vázaná na data	Křehká, citlivá na změny rozhraní

Zdroj: van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. MIT Press.

Z toho plyne praktické pravidlo. RPA je rychlá náplast tam, kde nejde nebo se nevyplatí systémy hlouběji propojit. Není to ale náhrada za skutečnou integraci procesů uvnitř firemních systémů [3]. 

Jaký je rozdíl mezi RPA a API integrací 

API integrace propojuje systémy přímo na úrovni dat. Jeden program předá údaj druhému přes definované rozhraní, bez obrazovky a bez klikání [3]. Je to čistší a stabilnější řešení než RPA, ale vyžaduje, aby obě aplikace takové rozhraní měly a aby firma do propojení investovala. 

Hledisko	RPA	API integrace
Úroveň propojení	Přes uživatelské rozhraní	Přímo na úrovni dat
Nutnost rozhraní	Nepotřebuje API	Vyžaduje API v obou systémech
Stabilita	Citlivá na změny obrazovky	Stabilní, vázaná na rozhraní
Kdy zvolit	Když API není nebo je drahé	Když API je a propojení je trvalé

Zdroj: van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. MIT Press.

Obecně platí, že kde existuje API, je integrace lepší a trvanlivější volba [3]. RPA dává smysl jako přechodné nebo doplňkové řešení tam, kde přímé propojení není dostupné. V mnoha firmách obě technologie fungují vedle sebe. 

Kde se RPA ve firmě hodí nejvíc 

RPA se hodí na úkoly, které jsou opakované, řídí se jasnými pravidly a obsluhují se přes obrazovku několika různých aplikací [2]. Čím stabilnější a předvídatelnější úkol, tím lépe robot pracuje. 

• Přepisování dat mezi systémy, které spolu neumí komunikovat 
• Hromadné zadávání faktur, objednávek nebo dokladů 
• Stahování výpisů a sestav z portálů a jejich zpracování 
• Kontrola a párování údajů mezi více aplikacemi 
• Pravidelné výkazy, kde se opakuje stejný postup 

Společné mají tyto úkoly to, že jsou nudné, časté a chybové, když je dělá člověk ručně. Právstě tam robot ušetří čas a sníží chybovost [2]. U administrativy navazuje RPA na procesní automatizaci v ERP, které drží firemní data v jedné databázi [4]. 

Jak RPA souvisí s ERP a podnikovými systémy 

RPA a ERP se nevylučují, naopak se doplňují. ERP je centrální databáze firmy, kde se data zadají jednou a sdílí je všechna oddělení [4]. Tam, kde ERP nepokrývá nějakou aplikaci nebo kde se data berou z externího portálu, může RPA tuto mezeru přemostit. 

Příkladem je situace, kdy účtárna stahuje výpisy z bankovního portálu a opisuje je do ERP. Robot tento krok převezme a údaje do ERP zadá za člověka [4]. ERP tak zůstává jediným zdrojem pravdy a robot jen obsluhuje vstupy, které nelze propojit přímo. 

Z dlouhodobého pohledu je ale lepší co nejvíc procesů řešit přímo uvnitř ERP a integrací, ne robotem nad obrazovkou. RPA má smysl jako doplněk pro úkoly, které do jednoho systému nepatří nebo se propojit nevyplatí [4]. 

Jaké jsou hlavní přínosy RPA 

• Rychlé nasazení bez zásahu do stávajících aplikací 
• Méně ruční práce u opakovaného přepisování dat 
• Nižší chybovost u rutinních úkolů podle pravidel 
• Robot pracuje bez přestávek a zvládá noční i víkendové dávky 
• Záznam o každém kroku usnadňuje dohledatelnost 

Oblast přínosu	Ruční zpracování	Robot RPA
Pracnost	Člověk opisuje data ručně	Robot opíše data podle pravidel
Provozní doba	Pracovní hodiny člověka	I noční a víkendové dávky
Chybovost	Vyšší u rutiny	Nižší u stabilního postupu
Nasazení	Nutné lidské kapacity	Bez zásahu do aplikací

Zdroj: Schwab, K. (2016). The Fourth Industrial Revolution. World Economic Forum.

Přínos je největší u úkolů s vysokým objemem a jasnými pravidly. U ojedinělých nebo nestandardních případů se nasazení robota nevyplatí, protože náklady na jeho přípravu převýší úsporu [2]. Robot navíc pracuje spolehlivě jen tehdy, když se postup nemění. Jakmile úkol obsahuje hodně výjimek, klesá úspora a roste potřeba člověka, který výjimky dořeší. 

Jaké má RPA limity a rizika 

Největší slabinou RPA je křehkost. Robot ovládá aplikace přes obrazovku, takže jakmile se rozhraní změní, robot přestane fungovat [2]. Po každé aktualizaci systému je proto potřeba robota kontrolovat a často upravit. 

Limit RPA	Co to znamená v praxi
Citlivost na změny rozhraní	Aktualizace aplikace robota rozbije
Závislost na stabilním procesu	Úkol s výjimkami se automatizuje obtížně
Nutná údržba	Roboty je třeba sledovat a upravovat
Není to integrace	Neřeší příčinu, jen obchází chybějící propojení

Zdroj: van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. MIT Press.

RPA proto není trvalé řešení každého problému. Často je to první krok, který ukáže, kde firma přepisuje data zbytečně. Dlouhodobě se vyplatí tyto procesy narovnat a propojit přímo, ne je trvale obcházet robotem [3]. 

Jak s RPA ve firmě začít 

• Najdete úkoly, kde lidé opakovaně přepisují data mezi systémy 
• Vyberte proces stabilní a popsatelný jasnými pravidly 
• Ověřte, zda nejde úkol vyřešit přímo v ERP nebo přes API 
• Začněte pilotem na jednom procesu a změřte úsporu 
• Počítejte s údržbou robota po každé změně aplikací 

RPA má největší smysl tam, kde firma zná svoje procesy a vědomě se rozhodne robotem přemostit konkrétní mezeru [2]. Bez tohoto rozmyslu hrozí, že firma jen zautomatizuje špatný proces a údržba robotů ji bude stát víc, než ušetří. 

Kdy zvolit RPA a kdy raději propojit systémy 

RPA dává smysl jako doplněk tam, kde nejde systémy propojit přímo. Páteří firemních dat ale zůstává ERP Helios ve variantách iNuvio a Nephrite, které drží data v jedné databázi a snižují potřebu přepisování. Podívejte se na nabídku produktů NVSP a proberte, kde se vyplatí integrace a kde robotická automatizace. 

Shrnutí 

RPA je robotická automatizace procesů, tedy softwaroví roboti, kteří v aplikacích provádějí opakované úkoly místo člověka. Robot pracuje přes uživatelské rozhraní a napodobuje uživatele, proto nevyžaduje zásah do systémů a nasadí se rychle. Od klasické automatizace se liší tím, že stojí nad aplikacemi, ne uvnitř nich. Od API integrace tím, že nepropojuje data přímo, ale obsluhuje obrazovku. RPA se hodí na opakované úkoly podle pravidel, hlavně na přepisování dat mezi systémy, které spolu neumí komunikovat. Hlavní slabinou je křehkost, protože změna rozhraní robota rozbije. Kde existuje API nebo společná databáze ERP, je přímé propojení lepší a trvanlivější volba. 

Časté otázky 

Co znamená zkratka RPA 

RPA je Robotic Process Automation, tedy robotická automatizace procesů. Označuje softwarové roboty, kteří v aplikacích provádějí opakované úkoly místo člověka [1]. 

Je RPA totéž co API integrace 

Ne. RPA obsluhuje aplikace přes obrazovku jako člověk, kdežto API integrace propojuje systémy přímo na úrovni dat. Kde API existuje, je integrace stabilnější volba [3]. 

Jaká je hlavní nevýhoda RPA 

Křehkost. Robot ovládá aplikace přes uživatelské rozhraní, takže jakmile se obrazovka změní, robot přestane fungovat a je třeba ho upravit [2]. 

Použité zdroje a literatura 

Knihy a učebnice 

[2] van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. Models, Methods, and Systems. MIT Press. ISBN 978-0262720465. 

[3] van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. Models, Methods, and Systems. MIT Press. ISBN 978-0262720465. 

[4] Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. 4. vyd. Cengage. ISBN 978-1111820398. 

Zprávy a publikace 

[1] Schwab, K. (2016). The Fourth Industrial Revolution. World Economic Forum. ISBN 978-1944835002.