Automatizace HR procesů

Zajímavost ze světa 

Personální řízení tvoří provázané oblasti od náboru přes rozvoj a odměňování až po vztahy se zaměstnanci. Většinu z nich lze popsat jako opakovaný sled kroků, a proto se dají automatizovat.[1] 

Co v článku najdete 

• Co je automatizace HR procesů 
• Které HR agendy se automatizují nejčastěji 
• Jak automatizace náboru a onboardingu šetří práci 
• Jak funguje automatické schvalování dovolených a žádanek 
• Co je samoobsluha zaměstnanců a proč šetří čas HR 
• Jaká je role ERP a HR systému v automatizaci 
• Jak automatizace HR pomáhá plnit zákoník práce 
• Jaké jsou hlavní přínosy a rizika automatizace HR 
• Jak postupovat při zavádění automatizace HR 

Co je automatizace HR procesů 

Automatizace HR procesů je přenesení rutinních personálních úkonů do informačního systému, který je provede sám podle nastavených pravidel. Místo papírové žádanky, kterou personalista ručně přepisuje a koluje po kancelářích, vyřídí systém celý úkon elektronicky a uloží data na jedno místo [1]. 

Personální řízení podle odborné literatury pokrývá získávání lidí, jejich rozvoj, odměňování a vztahy se zaměstnanci [1]. Každá z těchto oblastí obsahuje agendy, které se opakují u každého zaměstnance stejně. Právě tato opakovatelnost dělá z HR vhodný terén pro automatizaci. 

Cílem není nahradit personalistu, ale zbavit ho přepisování a hlídání termínů. Systém převezme rutinu, personalista se věnuje rozhodování a práci s lidmi. Data o zaměstnanci přitom zůstávají na jednom místě a slouží všem, kdo je potřebují, od mezd po vedení [4]. 

Mezi automatizací a digitalizací je rozdíl, který se vyplatí znát. Naskenovaná papírová žádanka uložená do počítače je sice digitální, ale stále ji někdo musí ručně přečíst a zpracovat. Automatizace jde dál a celý úkon provede sama podle pravidel, od přijetí žádosti po zápis výsledku [2]. Teprve tehdy firma skutečně ušetří práci, ne jen vymění papír za soubor. 

Které HR agendy se automatizují nejčastěji 

Automatizovat lze prakticky celý životní cyklus zaměstnance ve firmě, od náboru po odchod [1]. V praxi firmy začínají u agend, které se opakují nejčastěji a zaberou nejvíce ruční práce. 

HR agenda	Co automatizace přebírá
Nábor	Sběr životopisů, hodnocení uchazečů, komunikace s kandidáty
Onboarding	Úkoly při nástupu, předání pomůcek, zaškolení
Docházka a dovolená	Žádosti, schvalování, evidence pracovní doby
Hodnocení	Plánování hodnoticích pohovorů, sběr cílů a zpětné vazby
Mzdy a odměňování	Výpočet mezd, příplatky, podklady pro výplatu
Samoobsluha zaměstnanců	Přístup k výplatní pásce, žádosti, osobní údaje

Zdroj: Armstrong, M. (2014). Armstrong's Handbook of Human Resource Management Practice. 13. vyd. Kogan Page.

Společné mají to, že jde o opakovaný sled kroků se stejnými pravidly. Takový proces lze popsat jako workflow a předat systému, který ho provede pokaždé stejně [2]. 

Jak automatizace náboru a onboardingu šetří práci 

Nábor začíná sběrem životopisů a končí podpisem smlouvy. Bez systému personalista ručně eviduje uchazeče, posílá e-maily a hlídá, v jaké fázi kdo je. Automatizovaný nábor tyto kroky řídí sám a personalista vidí stav každého kandidáta na jednom místě [1]. 

Na nábor navazuje onboarding, tedy zaškolení nového zaměstnance. Systém po podpisu smlouvy automaticky založí seznam úkolů, od přípravy pracovního místa po předání přístupů, a přiřadí je odpovědným lidem. Nic se nezapomene, protože kroky a jejich pořadí jsou pevně dané [2]. 

U výrobní firmy má hladký onboarding přímý dopad na provoz. Čím dříve je nový pracovník zaškolený a vybavený, tím dříve začne přispívat k výrobě. Automatizace tu zkracuje dobu od podpisu po plný výkon. 

Jak funguje automatické schvalování dovolených a žádanek 

Schvalování dovolené je učebnicový příklad procesu, který se dá automatizovat. Zaměstnanec podá žádost, ta putuje k nadřízenému ke schválení a po schválení se promítne do evidence a plánu. Tento sled kroků a rozhodnutí je workflow, tedy proces s jasně danými rolemi a pořadím [2]. 

Krok	Kdo jedná	Co se děje
Podání žádosti	Zaměstnanec	Vyplní termín dovolené v systému
Schválení	Nadřízený	Schválí nebo zamítne, systém ho upozorní
Zápis	Systém	Promítne dovolenou do evidence a plánu
Informace	Systém	Oznámí výsledek zaměstnanci a mzdové účtárně

Zdroj: van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. MIT Press.

Stejný princip platí pro další žádanky, od služebních cest po vzdělávání. Systém hlídá, kdo má co schválit, a nedovolí krok přeskočit. Tím odpadá papírování i situace, kdy žádost zůstane ležet na stole [2]. 

Co je samoobsluha zaměstnanců a proč šetří čas HR 

Samoobsluha zaměstnanců znamená, že zaměstnanec si sám přes systém vyřídí běžné úkony, které dříve musel řešit přes personální oddělení. Sám si zobrazí výplatní pásku, podá žádost o dovolenou nebo aktualizuje osobní údaje [1]. 

Personalista tím přestává být prostředníkem u rutinních dotazů. Místo přeposílání pásek a přepisování údajů se věnuje práci, kterou systém zastat nedokáže. Data navíc zadává sám zaměstnanec, takže ubývá chyb z přepisování [4]. 

Samoobsluha funguje nejlépe tam, kde stojí nad jednotnou databází. Když zaměstnanec změní adresu, vidí ji hned mzdy i evidence. To je princip, na kterém stojí celý informační systém firmy, ne jen jeho personální část [4]. 

Jaká je role ERP a HR systému v automatizaci 

Automatizace HR potřebuje systém, který agendy řídí a drží jejich data. Tím bývá buď samostatný HR systém, nebo personální modul podnikového systému ERP. ERP propojuje hlavní procesy firmy do jedné databáze, včetně mezd a personalistiky [4]. 

Výhoda personálního modulu v ERP je v propojení. Mzdy čerpají data z docházky, docházka z plánu směn a vše navazuje na účetnictví. Údaj o zaměstnanci se zadá jednou a slouží napříč firmou, aniž by ho někdo přepisoval do dalšího programu [4]. Jak takové propojení vypadá v praxi, ukazuje optimalizace procesů s Heliosem. 

Řešení automatizace HR	Pro koho se hodí	Na co dát pozor
Samostatný HR systém	Firma bez ERP nebo s odděleným HR	Přenos dat mezi systémy
Personální modul ERP	Firma, která už ERP používá	Pokrytí všech potřebných agend
Tabulky a e-maily	Velmi malá firma s pár lidmi	Roste chybovost a ruční práce

Zdroj: Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. Cengage.

ERP Helios od Asseco pokrývá personalistiku a mzdy ve variantě Helios iNuvio podle velikosti firmy. Pro firmu, která už ERP používá, je personální modul přirozeným krokem k automatizaci HR. Nemusí pořizovat samostatný program ani řešit přenos dat mezi systémy, protože vše běží v jednom prostředí [4]. 

Jak automatizace HR pomáhá plnit zákoník práce 

Personální agenda má pevný právní rámec. Zákoník práce stanoví náležitosti pracovní smlouvy, pravidla pracovní doby a dovolené i povinnost vést evidenci odpracované doby [3]. Ruční vedení těchto agend nese riziko chyb a opomenutí. 

Automatizace toto riziko snižuje. Systém hlídá zákonné lhůty, vede evidenci pracovní doby a uchovává dokumenty na jednom místě. Když přijde kontrola, jsou podklady dohledatelné a úplné [3]. 

Důležité je, že systém pravidla jen vynucuje, neurčuje je. Nastavení musí odpovídat platné úpravě, kterou zákoník práce průběžně mění. Proto se vyplatí mít systém od dodavatele, který legislativní změny do něj promítá. 

Příkladem je evidence pracovní doby. Zákoník práce ukládá zaměstnavateli vést u každého zaměstnance odpracovanou dobu včetně přesčasů a noční práce [3]. Pokud tuto evidenci vede systém propojený s docházkou, vzniká podklad sám a slouží zároveň pro výpočet mzdy. Personalista nemusí nic přepisovat a riziko, že údaje nebudou souhlasit, výrazně klesá [4]. 

Jaké jsou hlavní přínosy a rizika automatizace HR 

• Méně ruční práce a přepisování u opakovaných agend 
• Hlídání termínů a zákonných lhůt systémem 
• Jednotná data o zaměstnanci dostupná napříč firmou 
• Dohledatelnost podkladů pro kontrolu i audit 
• Více času personalistů na práci s lidmi místo administrativy 

Rizika existují a vyplatí se s nimi počítat. Automatizace špatně nastaveného procesu jen zrychlí chyby. Proto je vhodné proces nejdřív popsat a narovnat, teprve potom předat systému [2]. Druhým rizikem je odpor lidí, kteří byli zvyklí na starý postup. Zapojení zaměstnanců do změny tento odpor snižuje [1]. 

Riziko	Jak mu předejít
Automatizace špatného procesu	Proces nejdřív popsat a narovnat
Odpor zaměstnanců ke změně	Zapojit je do návrhu a zaškolení
Nesprávné nastavení pravidel	Ověřit tok na reálných případech
Nesoulad se zákoníkem práce	Udržovat systém aktualizovaný dodavatelem

Zdroj: Armstrong, M. (2014). Armstrong's Handbook of Human Resource Management Practice. Kogan Page.

Jak postupovat při zavádění automatizace HR 

• Sepište personální agendy a označte ty nejvíce opakované 
• Popište u nich kroky, role a pravidla, tedy jejich workflow 
• Narovnejte proces dřív, než ho předáte systému 
• Začněte u agendy s největší ruční prací, třeba u dovolených 
• Zapojte personalisty i zaměstnance, kterých se změna týká 
• Měřte úsporu času a chybovost před a po zavedení 

Postupné zavádění po jednotlivých agendách je bezpečnější než snaha automatizovat vše naráz. Firma si ověří přínos na jednom procesu a získá důvěru pro další kroky [1]. 

Jak zavést automatizaci HR ve vaší firmě 

Automatizace HR má smysl tam, kde personalisté tráví čas přepisováním a hlídáním termínů. Společnost NVSP dodává ERP Helios s personalistikou a mzdami a pomáhá automatizaci HR zavést podle velikosti a oboru firmy. Prohlédněte si nabídku produktů NVSP a nezávazně proberte, které agendy u vás dávají smysl automatizovat nejdřív. 

Shrnutí 

Automatizace HR procesů přenáší rutinní personální agendy do informačního systému, který je řídí podle nastavených pravidel. Týká se náboru, onboardingu, schvalování dovolených, hodnocení, mezd i samoobsluhy zaměstnanců. Přínos je v úspoře času, hlídání termínů a jednotných datech o zaměstnanci. Většina HR agend je opakovaný sled kroků, který lze popsat jako workflow a předat systému. Roli nositele dat hraje HR systém nebo personální modul ERP, na českém trhu například Helios. Automatizace také pomáhá plnit zákoník práce díky hlídání lhůt a dohledatelné evidenci. 

Časté otázky 

Co znamená automatizace HR procesů 

Je to přesun opakovaných personálních agend z papíru a tabulek do informačního systému, který je provede sám podle nastavených pravidel [1]. 

Které HR agendy se automatizují nejčastěji 

Nejčastěji nábor, onboarding, schvalování dovolených, evidence docházky, hodnocení a samoobsluha zaměstnanců [1]. 

Potřebuji na automatizaci HR samostatný systém 

Ne nutně. Pokud firma používá ERP, obvykle stačí jeho personální modul, který vede mzdy a personalistiku nad společnou databází [4]. 

Použité zdroje a literatura 

Knihy a učebnice 

[1] Armstrong, M. (2014). Armstrong's Handbook of Human Resource Management Practice. 13. vyd. Kogan Page. 

[2] van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. Models, Methods, and Systems. MIT Press. ISBN 978-0262720465. 

[4] Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. 4. vyd. Cengage. ISBN 978-1111820398. 

Legislativa 

[3] Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce.