BPM (Business Process Management)

Zajímavost ze světa 

Obor workflow managementu, na kterém řízení podnikových procesů stojí, podrobně popsali van der Aalst a van Hee v knize Workflow Management z roku 2004. Vydalo ji nakladatelství MIT Press a dodnes patří k základním textům o modelování a automatizaci procesů.[2] 

Co v článku najdete 

• Co je BPM a k čemu slouží 
• Jaký je rozdíl mezi BPM a workflow 
• Co znamená modelování procesů 
• Jak BPM automatizuje procesy a workflow 
• Jak se procesy měří a zlepšují 
• Jaké jsou hlavní přínosy BPM pro firmu 
• Jak souvisí BPM s ERP systémem 
• Jak postupovat při zavedení BPM 

Co je BPM a k čemu slouží 

BPM je řízení podnikových procesů jako soustavná disciplína. Firma jím popisuje, jak její procesy probíhají, řídí jejich běh, automatizuje opakující se kroky a průběžně je zlepšuje [1]. Cílem je, aby procesy byly rychlé, přehledné a daly se měřit. 

Proces je posloupnost činností, které vedou ke konkrétnímu výsledku. Příkladem je vyřízení objednávky od přijetí přes výrobu a expedici až po fakturaci. BPM se na takový proces dívá jako na celek, ne jako na izolované úkoly jednotlivých oddělení [1]. 

BPM není jednorázový úkol, ale opakující se cyklus. Firma proces popíše, nasadí, měří jeho výkon a podle zjištění ho upraví. Tím se procesy postupně zlepšují a přizpůsobují měnícím se podmínkám. 

Důvodem, proč firmy k BPM sahají, bývá ztráta přehledu. S růstem počtu lidí a zakázek přestává stačit, že každý ví, co má dělat. Procesy se prolínají mezi odděleními, úkoly se předávají e-mailem a nikdo nevidí celý tok od začátku do konce. BPM tento celkový pohled vrací a dává firmě nástroj, jak procesy vědomě řídit, ne jen reagovat na to, co zrovna hoří [1]. 

Jaký je rozdíl mezi BPM a workflow 

Pojmy BPM a workflow se často zaměňují, ale neoznačují totéž. Workflow je konkrétní tok práce uvnitř jednoho procesu, tedy kdo co dělá v jakém pořadí. BPM je nadřazená disciplína, která řídí všechny procesy firmy najednou [2]. 

Hledisko	Workflow	BPM
Rozsah	Jeden tok práce	Všechny procesy firmy
Pohled	Kdo co dělá a v jakém pořadí	Řízení a zlepšování procesů jako celku
Časový horizont	Konkrétní průběh úkolu	Soustavný cyklus zlepšování
Výstup	Splněný úkol	Lepší a měřitelné procesy

Zdroj: van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. MIT Press.

Vztah lze přirovnat k mapě a jízdě. Workflow je jedna cesta z bodu A do bodu B, BPM je řízení celé dopravní sítě, které hlídá, aby všechny cesty dávaly smysl a vedly k cíli [2]. 

Co znamená modelování procesů 

Modelování procesů je jejich popis pomocí diagramů a pravidel tak, aby bylo jasné, jaké kroky proces obsahuje, kdo je vykonává a v jakém pořadí jdou za sebou [2]. Model je srozumitelný obrázek toho, jak proces běží. 

Model slouží dvěma účelům. Jednak dává firmě společný jazyk, aby se obchod, výroba i účtárna shodly, jak proces vlastně vypadá. Jednak je základem pro automatizaci, protože dobře popsaný proces lze předat informačnímu systému, který ho převezme [2]. 

Modelování často odhalí, že proces v praxi běží jinak, než si vedení myslí. Objeví se kroky navíc, čekání mezi odděleními nebo dvojí evidence stejného údaje. Už samotný popis procesu tak bývá první příležitostí k jeho zlepšení. 

Prvek modelu	Co popisuje
Činnost	Konkrétní krok, který někdo vykoná
Pořadí	V jakém sledu kroky jdou za sebou
Role	Kdo daný krok provádí
Rozhodnutí	Kde se proces větví podle podmínky

Zdroj: van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. MIT Press.

Jak BPM automatizuje procesy a workflow 

Když je proces popsaný, lze jeho opakující se kroky předat informačnímu systému. Ten pak řídí tok práce, přiděluje úkoly správným lidem a hlídá, aby nic nezapadlo [2]. Tomuto řízenému toku práce se říká workflow. 

Automatizace neznamená, že lidé zmizí. Systém převezme rutinu, tedy předávání úkolů, kontrolu termínů a evidenci kroků. Lidé se soustředí na rozhodnutí, která stroj udělat nemůže. Tím se proces zrychlí a sníží se počet chyb z ručního předávání. 

Krok bez automatizace	Krok s automatizací
Úkol se předává e-mailem nebo ústně	Systém přidělí úkol automaticky
Stav se zjišťuje dotazem na kolegy	Stav je vidět v systému kdykoli
Termíny se hlídají ručně	Systém upozorní na blížící se termín
Záznam o průběhu chybí	Každý krok je zaznamenán a dohledatelný

Zdroj: van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. MIT Press.

Jak se procesy měří a zlepšují 

Co se neměří, to se neřídí. BPM proto u každého procesu sleduje ukazatele, například jak dlouho trvá, kolik stojí a jak často v něm vznikne chyba [1]. Z čísel je vidět, kde proces drhne. 

Na měření navazuje zlepšování. Firma najde úzké místo, upraví proces a znovu změří, zda úprava pomohla. Tento opakující se cyklus je jádrem BPM a odlišuje ho od jednorázové reorganizace [1]. 

Ukazatel procesu	Co měří
Doba průběhu	Jak dlouho trvá od začátku do konce
Náklad na případ	Kolik stojí jedno vyřízení
Chybovost	Jak často proces skončí chybou
Objem	Kolik případů proces zvládne za období

Zdroj: Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. Cengage.

U procesů, které běží v informačním systému, se data pro měření sbírají automaticky. Není třeba je zjišťovat ručně, systém ví, kdy úkol vznikl, kdo ho převzal a kdy ho dokončil. Tím se zlepšování opírá o fakta, ne o dojmy. 

Jaké jsou hlavní přínosy BPM pro firmu 

• Procesy jsou popsané a srozumitelné napříč odděleními 
• Méně ruční práce díky automatizaci opakujících se kroků 
• Rychlejší vyřízení zakázek a méně prodlev mezi kroky 
• Měřitelný výkon procesů a podklady pro zlepšování 
• Dohledatelnost každého kroku pro audit i kontrolu 

Přínosy se neobjeví samy. Závisí na tom, jak dobře firma procesy popíše a zda po nasazení skutečně měří a upravuje. BPM je proto soustavná práce, ne jednorázový projekt [1]. 

Jak souvisí BPM s ERP systémem 

ERP je systém, ve kterém mnoho podnikových procesů reálně běží, od objednávky přes sklad a výrobu po fakturaci [1]. BPM dává těmto procesům řád, popisuje je a hlídá, aby v systému běžely tak, jak mají. 

ERP Helios od společnosti Asseco umožňuje procesy nejen evidovat, ale i řídit a měřit. Jak řízení a optimalizace procesů vypadá v praxi výrobní firmy, ukazuje optimalizace výrobních procesů s Heliosem. 

Bez ERP zůstává BPM jen na papíře. Teprve informační systém procesy reálně řídí, sbírá data o jejich průběhu a umožňuje je měřit. Spojení BPM a ERP tak z popisu procesů dělá jejich skutečné řízení [2]. 

Výhodou je, že procesy v ERP propojují více oddělení nad stejnými daty. Když obchodník přijme objednávku, proces ji automaticky předá skladu, výrobě a účtárně, aniž by kdokoli cokoli přepisoval [1]. BPM přitom hlídá, že tok běží podle navrženého modelu a že žádný krok nezapadne. 

Jak postupovat při zavedení BPM 

• Vyberte proces, který firmu nejvíc brzdí, a popište ho 
• Najděte úzká místa, prodlevy a zbytečné kroky 
• Navrhněte lepší podobu procesu a popište ji modelem 
• Automatizujte opakující se kroky v informačním systému 
• Měřte výkon procesu a podle čísel ho dál upravujte 

Vyplatí se začít jedním procesem a na něm si přístup vyzkoušet. Po prvním úspěchu lze BPM rozšířit na další oblasti firmy [1]. Důležité je nezůstat u popisu, ale procesy skutečně řídit a měřit [2]. 

Řiďte své procesy v systému Helios 

Dobře řízené procesy jsou rychlejší, levnější a méně chybové. Společnost NVSP dodává ERP Helios ve variantách iNuvio a Nephrite, ve kterém firma své procesy nejen eviduje, ale i řídí, automatizuje a měří. Prohlédněte si nabídku produktů NVSP a nezávazně proberte, které procesy zlepšit jako první. 

Shrnutí 

BPM je řízení podnikových procesů jako soustavná disciplína. Zahrnuje popis a modelování procesů, automatizaci workflow, měření výkonu a průběžné zlepšování. Důležité je odlišit BPM od jednotlivého workflow. Workflow je konkrétní tok práce uvnitř procesu, BPM řídí všechny procesy firmy. Obor workflow managementu popsali van der Aalst a van Hee. Modelování dává firmě společný jazyk a základ pro automatizaci. Měření umožňuje procesy zlepšovat podle faktů. BPM úzce souvisí s ERP, protože podnikový systém je místem, kde procesy reálně běží, na českém trhu například systém Helios. 

Časté otázky 

Co znamená zkratka BPM 

BPM je Business Process Management, tedy řízení podnikových procesů. Označuje soustavný přístup k popisu, automatizaci a zlepšování procesů firmy [1]. 

Jaký je rozdíl mezi BPM a workflow 

Workflow je konkrétní tok práce uvnitř jednoho procesu. BPM je nadřazená disciplína, která řídí a zlepšuje všechny procesy firmy najednou [2]. 

Souvisí BPM s ERP systémem 

Ano. ERP je místem, kde mnoho procesů reálně běží. BPM jim dává řád a ERP je pak skutečně řídí a měří, na českém trhu například systém Helios [1]. 

Použité zdroje a literatura 

Knihy 

[1] Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. 4. vydání. Cengage. ISBN 978-1111820398. 

[2] van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. Models, Methods, and Systems. MIT Press. ISBN 978-0262720465.