Workflow

Zajímavost ze světa 

Vědeckou teorii řízení pracovních toků shrnuli Wil van der Aalst a Kees van Hee v knize Workflow Management, kterou vydalo nakladatelství MIT Press v roce 2004. Popisuje modely a metody, podle kterých lze workflow přesně navrhnout a řídit.[1] 

Co v článku najdete 

• Co je workflow a k čemu slouží 
• Z jakých prvků se workflow skládá 
• Jaký je rozdíl mezi sekvenčním a větveným workflow 
• Jak funguje schvalování ve workflow 
• Jak se workflow automatizuje 
• Kde se workflow ve firmě uplatní 
• Jaké přínosy workflow firmě přináší 
• Jak workflow souvisí s BPM a procesy 
• Jak navrhnout dobré workflow 

Co je workflow a k čemu slouží 

Workflow je v překladu pracovní tok. Označuje řízenou posloupnost kroků, kterými prochází úkol, dokument nebo proces od zahájení po dokončení [1]. Každý krok má svého vykonavatele a jasně dané, co se má stát, než práce přejde k dalšímu kroku. 

Smyslem workflow je, aby práce neprobíhala nahodile a nezastavila se u nikoho bez dohledu. Workflow určuje pořadí kroků, odpovědné role a podmínky, za kterých se postupuje dál nebo se proces větví [1]. Tím se práce stává předvídatelnou a dohledatelnou. 

Workflow je obecný pojem, který se uplatní v jakékoli oblasti firmy. Personální procesy jako nástup zaměstnance popisuje samostatně Workflow HR, řízení a zlepšování firemních procesů jako celku zase BPM. Toto heslo vysvětluje workflow obecně, nezávisle na konkrétní oblasti. 

Z jakých prvků se workflow skládá 

Každé workflow se skládá z několika základních stavebních prvků. Jejich kombinace určuje, jak práce postupuje a kdo do ní vstupuje [1]. 

Prvek	Co znamená
Krok nebo úloha	Jednotlivá činnost, kterou je třeba vykonat
Role	Kdo je za daný krok odpovědný
Podmínka	Pravidlo, podle kterého se proces větví
Schvalování	Krok, kde někdo práci potvrdí nebo vrátí
Stav	V jaké fázi se úkol právě nachází
Přechod	Pravidlo přesunu z jednoho kroku do dalšího

Zdroj: van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. MIT Press.

Tyto prvky umožňují popsat i složité procesy. Workflow může běžet rovně krok za krokem, větvit se podle podmínky nebo nechat několik kroků běžet souběžně [1]. Právstě podmínky a větvení dělají z workflow nástroj schopný zachytit skutečný chod práce ve firmě. 

Jaký je rozdíl mezi sekvenčním a větveným workflow 

Nejednodušší workflow je sekvenční, kdy kroky následují jeden za druhým v pevném pořadí. Mnoho reálných procesů ale nejde po přímce a podle okolností se větví nebo běží souběžně [1]. 

Typ toku	Jak probíhá	Příklad
Sekvenční	Kroky jdou po sobě v pevném pořadí	Schválení žádosti jedním nadřízeným
Větvený	Cesta se mění podle splnění podmínky	Faktura nad limit jde k řediteli
Souběžný	Více kroků běží zároveň	Současné posouzení více odděleními

Zdroj: van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. MIT Press.

Volba typu toku závisí na povaze procesu. Schválení dovolené stačí sekvenční, oběh faktury obvykle potřebuje větvení podle částky a posouzení velké zakázky může vyžadovat souběžné stanovisko více oddělení [1]. 

Jak funguje schvalování ve workflow 

Schvalování je nejčastější typ kroku ve firemním workflow. Jde o místo, kde určená role práci buď potvrdí a pustí dál, nebo vrátí k přepracování [1]. Tím vzniká kontrolní bod, který hlídá, že nic neprojde bez posouzení. 

Schvalování bývá vícestupňové a závislé na podmínkách. Drobný výdaj schválí přímý nadřízený, větší částka putuje výše. Workflow tato pravidla drží na jednom místě, takže se postup nemění podle toho, kdo zrovna úkol vyřizuje [1]. 

Důležitou vlastností schvalování je dohledatelnost. U každého kroku je vidět, kdo a kdy práci posoudil a jak rozhodl. To je cenné pro vnitřní kontrolu i pro audit, protože celý postup je zaznamenaný [1]. 

Jak se workflow automatizuje 

Workflow lze řídit ručně, ale skutečný přínos přichází s automatizací. Informační systém pak sám posílá úkoly dál, hlídá termíny a upozorňuje odpovědné lidi [1]. Práce se neztratí ve schránce a nezastaví se proto, že na ni někdo zapomněl. 

Co automatizace dělá	Přínos pro firmu
Předání úkolu další roli	Práce se neztratí mezi lidmi
Hlídání termínů a upozornění	Krok neuvízne, dokud je čas
Větvení podle podmínek	Proces jde správnou cestou sám
Záznam každého kroku	Postup je dohledatelný pro audit
Přehled o stavu procesu	Vidí se, kde práce právě stojí

Zdroj: van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. MIT Press.

Automatizované workflow je obvykle součástí podnikového systému, ne samostatný program. Díky tomu pracuje nad stejnými daty jako zbytek firmy a může reagovat na to, co se děje v jiných oblastech [2]. Systém sám předá úkol další roli, hlídá lhůty, větví proces podle podmínek a zaznamenává každý krok pro pozdější dohledání. 

Kde se workflow ve firmě uplatní 

Workflow se neváže na jedno oddělení. Uplatní se všude, kde práce prochází více lidmi a má daný postup [1]. Následující přehled ukazuje typické příklady napříč firmou. 

Oblast firmy	Příklad workflow
Personalistika	Schválení dovolené, nástup nového zaměstnance
Finance	Oběh a schválení přijaté faktury
Obchod	Schválení nabídky a slevy nad limit
Nákup	Schválení objednávky materiálu
Zákaznický servis	Vyřízení a postup reklamace
Dokumenty	Připomínkování a schválení směrnice

Zdroj: van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. MIT Press.

Společné mají to, že práce prochází definovanými kroky a rolemi. Personální procesy jsou natolik časté, že je popisuje samostatné heslo Workflow HR. Řízení firemních procesů jako celku pak spadá pod BPM. 

Jaké přínosy workflow firmě přináší 

• Práce neprobíhá nahodile, každý ví, co a kdy má udělat 
• Méně zapomenutých a uvíznutých úkolů díky hlídání termínů 
• Jednotný postup nezávislý na konkrétním člověku 
• Dohledatelnost, kdo a kdy o čem rozhodl 
• Přehled o tom, kde proces právě stojí 

Přínosy se ale nedostaví jen zavedením nástroje. Workflow má smysl tehdy, když firma proces nejdřív promyslí a popíše. Špatně navržený tok jen zrychlí cestu k chybnému výsledku [1]. 

Jak workflow souvisí s BPM a procesy 

Workflow a řízení procesů spolu úzce souvisí, ale nejsou totéž. Workflow je konkrétní tok jednoho procesu, tedy jak práce reálně teče přes kroky a role [1]. Řízení procesů jako celku, tedy jejich popis, měření a zlepšování, spadá pod BPM. 

Jednoduše řečeno, workflow je nástroj, kterým se proces vykonává, BPM je širší přístup, jak procesy ve firmě řídit a postupně zlepšovat. Firma obvykle nejdřív proces popíše, pak ho zavede jako workflow a nakonec sleduje, jak funguje, a upravuje ho [1]. 

Pro praktické fungování workflow je tedy dobré vědět, kam patří. Toto heslo vysvětluje workflow jako obecný pracovní tok. Personální procesy najdete u hesla Workflow HR a řízení procesů u hesla BPM. 

Jak navrhnout dobré workflow 

• Popište skutečný postup práce, ne ideál na papíře 
• Určete kroky, odpovědné role a podmínky větvení 
• Stanovte, kde je potřeba schválení a kým 
• Nastavte termíny a upozornění u kritických kroků 
• Otestujte tok na pár reálných případech 
• Sledujte, kde se proces zdržuje, a upravujte ho 

Dobré workflow vzniká z poznání skutečného procesu, ne z přepisu toho, jak by věci měly ideálně být. Modely a metody pro přesný návrh pracovních toků popisují van der Aalst a van Hee [1]. 

Jak nastavit workflow v Heliosu 

Dobře nastavené workflow zrychlí schvalování a zpřehlední, kdo co řeší. Společnost NVSP dodává ERP Helios ve variantách iNuvio a Nephrite, ve kterých lze nastavit oběh a schvalování dokladů podle procesů vaší firmy. Prohlédněte si nabídku produktů NVSP a proberte, jak ve vaší firmě nastavit workflow nad jednotnými daty. 

Shrnutí 

Workflow je řízený tok práce, který popisuje, jak úkol nebo dokument postupuje přes kroky, role a podmínky. Skládá se z kroků, rolí, podmínek, schvalování a přechodů. Může běžet sekvenčně, větvit se nebo běžet souběžně. Velký přínos přináší automatizace, kdy systém sám posílá úkoly dál a hlídá termíny. Workflow se uplatní napříč firmou, od schvalování dovolené přes oběh faktury po reklamace. Teorii řízení pracovních toků shrnuli van der Aalst a van Hee. Personální procesy popisuje Workflow HR, řízení procesů jako celku BPM. V ERP Helios je workflow běžnou součástí pro oběh dokladů. 

Časté otázky 

Co je workflow jednoduše 

Workflow je řízený tok práce, tedy postup, kterým úkol nebo dokument prochází přes dané kroky, role a podmínky od začátku do konce [1]. 

Jaký je rozdíl mezi workflow a BPM 

Workflow je konkrétní tok jednoho procesu, tedy jak práce reálně teče. BPM je širší přístup, jak procesy ve firmě popisovat, měřit a zlepšovat [1]. 

Co znamená automatizace workflow 

Že informační systém sám posílá úkoly dál mezi rolemi, hlídá termíny a zaznamenává kroky, takže práce neuvízne a je dohledatelná [1]. 

Použité zdroje a literatura 

Knihy a učebnice 

[1] van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. Models, Methods, and Systems. MIT Press. ISBN 978-0262720465. 

[2] Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. 4. vyd. Cengage. ISBN 978-1111820398.