DMS

Zajímavost ze světa 

Pohyb dokumentu firmou popisuje takzvaný workflow, tedy předem definovaný tok úkolů a schvalovacích kroků. Teorie workflow řízení vznikla jako samostatný obor a popisuje, jak modelovat a automatizat firemní procesy.[1] 

Co v článku najdete 

• Co je DMS a k čemu firmě slouží 
• Jak DMS řídí verze a životní cyklus dokumentu 
• Co je workflow a proč je v DMS klíčové 
• Jak se DMS liší od sdíleného disku a e-mailu 
• Jak DMS spolupracuje s ERP systémem 
• Jak DMS pomáhá s vyhledáváním a metadaty 
• Jaké jsou hlavní přínosy DMS pro firmu 
• Jak DMS souvisí s kvalitou softwaru a bezpečností 
• Jak se DMS liší od PDM a ECM 

Co je DMS a k čemu firmě slouží 

DMS je software, který slouží jako centrální místo pro firemní dokumenty. Místo toho, aby smlouvy, faktury a výkresy ležely na sdílených discích a v e-mailech, ukládá je DMS na jedno místo s jasnými pravidly. Každý dokument má svého vlastníka, verzi a stav, ve kterém se právě nachází [1]. 

Hlavní úkol DMS je udržet pořádek a dohledatelnost. Když někdo hledá poslední platnou verzi smlouvy, najde ji během chvíle a má jistotu, že nepracuje se starou verzí. Systém zároveň eviduje, kdo dokument vytvořil, kdo ho upravil a kdo schválil, což je zásadní pro audit i běžnou kontrolu. 

DMS používají firmy napříč obory. Výrobní firma v něm vede technickou dokumentaci a normy, obchodní firma smlouvy a nabídky, personální oddělení dokumenty zaměstnanců. Společné mají to, že DMS nahrazuje roztříštěné ukládání jednotným systémem s pravidly a oprávněními. 

Jak DMS řídí verze a životní cyklus dokumentu 

Jádrem DMS je správa verzí. Když uživatel dokument upraví, systém uloží novou verzi a původní zachová. Vždy je tak jasné, která verze je aktuální a platná, a starší verze zůstávají dohledatelné pro případ potřeby. 

Dokument v DMS prochází životním cyklem, tedy posloupností stavů od konceptu přes schválení a platnost až po vyřazení a archivaci. Tento tok řídí workflow, předem nastavená posloupnost kroků a rozhodnutí [1]. Workflow zajistí, že dokument neobejde schvalovatele a že se k němu dostane jen ten, kdo má. 

Stav dokumentu	Co znamená
Koncept	Rozpracovaná verze, kterou tvoří autor
Ke schválení	Dokument čeká na schválení odpovědnou osobou
Platný	Schválená a aktuálně používaná verze
Neplatný	Nahrazený novější verzí, ponechaný pro historii
Archivovaný	Uložený pro dohledatelnost mimo běžný provoz

Zdroj: van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. MIT Press.

Co je workflow a proč je v DMS klíčové 

Workflow is předem popsaný tok práce, který určuje, kdo dělá jaký krok a v jakém pořadí. V DMS rozhoduje o tom, jak dokument putuje firmou, koho má kdy oslovit a kdy se stane platným [1]. 

Teorie workflow řízení vychází z modelování procesů a popisuje, jak úkoly, rozhodnutí a podmínky poskládat do spolehlivého toku [1]. Díky tomu se schvalování nedělá ručně přes e-maily, ale řídí ho systém, který hlídá lhůty a posílá úkoly správným lidem. 

Bez workflow by byl DMS jen lepší úložiště. Teprve řízený tok dělá z DMS nástroj, který urychluje schvalování a snižuje riziko, že dokument zůstane viset bez odpovědi nebo ho schválí někdo nepovolaný. 

Jak se DMS liší od sdíleného disku a e-mailu 

Mnoho firem ukládá dokumenty do složek na sdíleném disku a posílá je e-mailem. Tento přístup funguje do určité velikosti, pak ale začne brzdit. Vznikají duplicity, nikdo neví, která verze je platná, a dohledat historii je obtížné. 

Hledisko	Sdílený disk a e-mail	DMS
Verze	Více kopií, nejasná aktuálnost	Jedna platná verze, historie zachována
Vyhledávání	Podle názvu a složky	Podle obsahu, metadat a stavu
Schvalování	Ručně přes e-maily	Řízené workflow
Oprávnění	Hrubá, na úrovni složek	Podrobná, na úrovni dokumentu
Dohledatelnost	Obtížná	Záznam o každé změně

Zdroj: van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. MIT Press.

Rozdíl není jen v komfortu. Sdílený disk neeviduje, kdo a kdy dokument změnil, takže firma nemá kontrolu ani podklad pro audit. DMS tuto stopu zaznamenává automaticky. 

Jak DMS spolupracuje s ERP systémem 

Největší přínos DMS přichází ve spojení s ERP. ERP propojuje hlavní procesy firmy do jedné databáze, od účetnictví přes sklady po výrobu [2]. DMS k těmto procesům přidává dokumenty a naváže je přímo na zakázku, fakturu nebo zaměstnance. 

V praxi to znamená, že u objednávky v ERP vidí pracovník rovnou smlouvu, u faktury skenovaný doklad a u zaměstnance jeho dokumenty. Dokument tak není oddělený od dat, ale tvoří s nimi jeden celek. Jak propojení agend funguje v praxi, ukazuje optimalizace procesů s Heliosem. 

Toto propojení šetří čas a snižuje chybovost. Pracovník nehledá dokument zvlášť a nemusí přepisovat údaje, protože dokument i data jsou na jednom místě a navzájem provázané [2]. 

Jak DMS pomáhá s vyhledáváním a metadaty 

DMS neukládá dokumenty jen jako soubory, ale doplňuje je o metadata, tedy popisné údaje jako typ dokumentu, datum, autor nebo zakázka. Podle těchto údajů pak lze rychle filtrovat a vyhledávat. 

• Vyhledávání podle obsahu dokumentu, nejen názvu souboru 
• Filtrování podle metadat, jako je typ, datum nebo zakázka 
• Rychlé dohledání všech dokumentů k jedné zakázce 
• Náhledy a třídění bez nutnosti soubor otevírat 

Díky metadatům najde uživatel dokument během chvíle, i když nezná jeho přesný název. To je rozdíl proti sdílenému disku, kde je hledání závislé na tom, jak byly soubory pojmenované a zařazené do složek. 

Jaké jsou hlavní přínosy DMS pro firmu 

• Jedna platná verze každého dokumentu a konec duplicit 
• Řízené schvalování přes workflow místo e-mailů 
• Rychlé vyhledávání podle obsahu a metadat 
• Záznam o každé změně a podklad pro audit 
• Provázání dokumentů s daty v ERP 

Přínosy se ale nedostaví automaticky. Záleží na tom, jak firma nastaví workflow a metadata a jak důsledně dokumenty do systému ukládá. DMS je nástroj, který dělá pořádek tehdy, když firma má jasná pravidla [1]. 

Jak DMS souvisí s kvalitou softwaru a bezpečností 

Protože DMS spravuje citlivé dokumenty, hraje roli kvalita a bezpečnost softwaru. Měřitelné vlastnosti softwaru, jako jsou funkčnost, spolehlivost a udržovatelnost, popisuje norma pro hodnocení softwarových produktů [3]. 

Vlastnost	Co znamená u DMS
Funkčnost	Pokrytí správy verzí, workflow a vyhledávání
Spolehlivost	Stabilní provoz bez ztráty dokumentů
Bezpečnost	Oprávnění a ochrana citlivých dokumentů
Udržovatelnost	Snadné úpravy nastavení a workflow

Zdroj: ISO/IEC 25010:2011. Systems and software engineering. Quality models (SQuaRE).

U dokumentů je zásadní řízení oprávnění. DMS určuje, kdo dokument vidí, kdo ho smí měnit a kdo schvalovat. Tím chrání citlivý obsah a zároveň plní požadavky na dohledatelnost a kontrolu [3]. 

Jak se DMS liší od PDM a ECM 

DMS se často plete se dvěma příbuznými pojmy. PDM, tedy Product Data Management, spravuje konkrétně produktová a konstrukční data, jako jsou CAD výkresy a kusovníky [4]. ECM, tedy Enterprise Content Management, je naopak širší a spravuje veškerý firemní obsah včetně e-mailů a záznamů. 

Systém	Co spravuje	Typické použití
DMS	Dokumenty firmy	Smlouvy, faktury, normy, postupy
PDM	Produktová a konstrukční data	CAD výkresy, kusovníky, revize
ECM	Veškerý firemní obsah	Dokumenty, e-maily, záznamy, web

Zdroj: Stark, J. (2015). Product Lifecycle Management. Vol. 1. Springer.

Zjednodušeně se dá říct, že DMS řeší dokumenty, PDM výrobková data a ECM veškerý obsah. Hranice mezi nimi nejsou ostré a v praxi se funkce překrývají, proto je dobré vědět, co firma vlastně potřebuje spravovat. 

Jak zavést DMS ve vaší firmě 

Pořádek v dokumentech a jejich provázání s daty firmy se vyplatí řešit dřív, než dokumentů přibude příliš. Společnost NVSP dodává ERP Helios, který správu dokumentů propojuje s ostatními agendami firmy. Prohlédněte si nabídku produktů NVSP a nezávazně proberte, jak DMS zapadne do vašich procesů. 

Shrnutí 

DMS je systém pro správu dokumentů, který ukládá firemní dokumenty na jedno místo a řídí jejich životní cyklus od konceptu po archivaci. Hlídá verze, přiděluje oprávnění a umožňuje rychlé vyhledávání podle obsahu a metadat. Pohyb dokumentu řídí workflow, tedy předem nastavený tok schvalování. Velký přínos přichází ve spojení s ERP, kde se dokument naváže na zakázku nebo fakturu. DMS se zaměřuje na dokumenty, na rozdíl od PDM, které spravuje produktová data, a ECM, které spravuje veškerý obsah firmy. 

Časté otázky 

Co znamená zkratka DMS 

DMS je Document Management System, tedy systém pro správu dokumentů. Označuje software, který ukládá dokumenty na jedno místo a řídí jejich verze, schvalování a archivaci [1]. 

Jaký je rozdíl mezi DMS a sdíleným diskem 

Sdílený disk jen ukládá soubory do složek. DMS navíc hlídá verze, řídí schvalování přes workflow a eviduje každou změnu pro audit [1]. 

Potřebuje DMS i malá firma 

Vyplatí se tehdy, když firma naráží na duplicitní verze a nejasné schvalování. Pro provázání s daty pomáhá DMS jako součást ERP, na českém trhu například Helios [2]. 

Použité zdroje a literatura 

Knihy a učebnice 

[1] van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. Models, Methods, and Systems. MIT Press. ISBN 978-0262720465. 

[2] Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. 4. vydání. Cengage. ISBN 978-1111820398. 

[4] Stark, J. (2015). Product Lifecycle Management. Vol. 1. 3. vydání. Springer. ISBN 978-3319174396. 

Standardy a normy 

 

[3] ISO/IEC 25010:2011. Systems and software engineering. Quality models (SQuaRE).