ECM (Enterprise Content Management)

Zajímavost ze světa 

ECM je širší než správa dokumentů, protože pokrývá veškerý firemní obsah od dokumentů přes e-maily po záznamy. Pohyb tohoto obsahu firmou řídí workflow, tedy předem nastavený tok úkolů a schvalování.[1] 

Co v článku najdete 

• Co je ECM a jaký obsah pokrývá 
• Jak se ECM liší od DMS 
• Jak ECM řídí životní cyklus obsahu 
• Jak ECM souvisí s firemními procesy a workflow 
• Jak ECM spolupracuje s ERP systémem 
• Jak ECM pomáhá s compliance a dohledatelností 
• Jaké jsou hlavní přínosy ECM pro firmu 
• Jak souvisí ECM s kvalitou a bezpečností softwaru 
• Jak se ECM liší od PDM 

Co je ECM a jaký obsah pokrývá 

ECM je přístup a software pro řízení veškerého firemního obsahu. Na rozdíl od správy dokumentů, která řeší hlavně dokumenty, zahrnuje ECM i e-maily, naskenované doklady, záznamy a další obsah, který ve firmě vzniká. 

Cílem ECM je tento obsah zachytit při jeho vzniku, uložit ho na jedno místo, řídit jeho životní cyklus a zpřístupnit ho těm, kdo ho potřebují. Obsah se tak nevede roztříštěně po e-mailech a discích, ale tvoří jeden řízený celek. 

ECM používají firmy, které mají velké množství různého obsahu a potřebují nad ním kontrolu a dohledatelnost. Týká se to zejména organizací s požadavky na compliance, kde je důležité prokázat, jaký obsah firma má a jak s ním nakládá. 

Jak se ECM liší od DMS 

ECM a DMS se snadno zamění, protože oba pracují s obsahem firmy. Rozdíl je v rozsahu. DMS, tedy systém pro správu dokumentů, se soustředí na dokumenty, kdežto ECM pokrývá veškerý obsah včetně e-mailů a záznamů. 

Hledisko	DMS	ECM
Rozsah	Dokumenty firmy	Veškerý firemní obsah
Typický obsah	Smlouvy, faktury, normy	Dokumenty, e-maily, záznamy
Zaměření	Správa dokumentů	Řízení obsahu a procesů
Vazba	ERP, schvalování	Procesy, compliance, archivace

Zdroj: van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. MIT Press.

Dá se říct, že DMS je užší a hlubší v oblasti dokumentů, zatímco ECM je širší a pokrývá obsah celé firmy. V praxi DMS často tvoří součást ECM, protože dokumenty jsou jen jedním z mnoha typů obsahu. 

Jak ECM řídí životní cyklus obsahu 

ECM sleduje obsah od jeho vzniku až po vyřazení nebo trvalou archivaci. Každý kus obsahu prochází životním cyklem, tedy posloupností stavů, kterou řídí workflow [1]. Tím se obsah nehromadí bez kontroly, ale spravuje se podle pravidel. 

• Zachycení: Obsah vznikne nebo se naskenuje do systému 
• Správa: Obsah se třídí, opatří metadaty a řídí workflow 
• Uložení: Obsah je dostupný oprávněným uživatelům 
• Archivace: Obsah se uchová pro dohledatelnost a compliance 
• Vyřazení: Obsah se po uplynutí lhůty řízeně odstraní 

Zdroj: van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. MIT Press.

Řízené vyřazení obsahu je u ECM stejně důležité jako jeho uložení. Firma musí vědět, co a kdy smí odstranit, aby splnila zákonné lhůty a zároveň nedržela obsah déle, než je potřeba. 

Jak ECM souvisí s firemními procesy a workflow 

ECM je úzce spojené s firemními procesy. Obsah totiž obvykle vzniká a putuje firmou v rámci nějakého procesu, ať jde o schválení faktury nebo vyřízení reklamace. Tento pohyb řídí workflow [1]. 

Teorie workflow řízení popisuje, jak poskládat úkoly, rozhodnutí a podmínky do spolehlivého toku [1]. ECM tuto teorii využívá k tomu, aby obsah putoval firmou řízeně a aby se k němu dostali ti správní lidé ve správný čas. 

Díky propojení obsahu s procesy se ECM stává nástrojem pro řízení práce, ne jen pro ukládání. Obsah a proces tvoří jeden celek, což zrychluje vyřízení a snižuje riziko, že něco zůstane neřešené. 

Jak ECM spolupracuje s ERP systémem 

ECM a ERP se vzájemně doplňují. ERP propojuje hlavní procesy firmy do jedné databáze a spravuje data o zakázkách, financích a skladech [2]. ECM k těmto datům přidává obsah, jako jsou doklady, e-maily a dokumenty, a naváže ho na konkrétní agendu. 

V praxi to znamená, že u faktury v ERP je dostupný naskenovaný doklad i související korespondence, a u zakázky veškerý obsah, který k ní patří. Obsah tak není oddělený od dat. Jak provázání agend funguje v praxi, ukazuje optimalizace procesů s Heliosem. 

Propojení ECM and ERP šetří čas a zvyšuje přehlednost. Pracovník nehledá obsah zvlášť na disku a v e-mailu, ale má ho po ruce přímo u dat, ke kterým se vztahuje [2]. 

Jak ECM pomáhá s compliance a dohledatelností 

Jeden z hlavních důvodů, proč firmy zavádějí ECM, je compliance, tedy soulad s pravidly a předpisy. ECM eviduje, jaký obsah firma má, kdo s ním nakládal a jak dlouho ho má uchovat. To je zásadní pro audit i pro plnění zákonných lhůt. 

• Záznam o tom, kdo a kdy s obsahem pracoval 
• Řízené lhůty pro uchování a vyřazení obsahu 
• Dohledatelnost obsahu při auditu nebo kontrole 
• Ochrana citlivého obsahu pomocí oprávnění 

Bez ECM je prokázání souladu s předpisy obtížné, protože obsah leží roztříštěně a nikdo nemá úplný přehled. ECM tuto kontrolu vrací firmě tím, že obsah řídí podle jasných pravidel. 

Jaké jsou hlavní přínosy ECM pro firmu 

• Veškerý obsah firmy na jednom místě a pod kontrolou 
• Řízený životní cyklus obsahu od vzniku po vyřazení 
• Provázání obsahu s procesy a s daty v ERP 
• Podklad pro audit a soulad s předpisy 
• Rychlé vyhledání obsahu napříč typy a odděleními 

Přínos je tím větší, čím více různého obsahu firma má a čím vyšší jsou požadavky na dohledatelnost. Pro menší firmu s malým objemem obsahu může stačit samotný DMS, pro velkou organizaci se vyplatí širší přístup ECM. 

Jak souvisí ECM s kvalitou a bezpečností softwaru 

Protože ECM spravuje citlivý obsah napříč celou firmou, hraje roli kvalita a bezpečnost softwaru. Měřitelné vlastnosti softwaru popisuje norma pro hodnocení softwarových produktů [3]. 

Vlastnost	Co znamená u ECM
Funkčnost	Pokrytí různých typů obsahu a procesů
Spolehlivost	Stabilní provoz a žádná ztráta obsahu
Bezpečnost	Oprávnění a ochrana citlivého obsahu
Udržovatelnost	Snadná správa workflow a pravidel

Zdroj: ISO/IEC 25010:2011. Systems and software engineering. Quality models (SQuaRE).

U obsahu celé firmy je řízení oprávnění zásadní. ECM určuje, kdo daný obsah vidí a kdo s ním smí pracovat, a tím chrání citlivé informace a plní požadavky na bezpečnost [3]. 

Jak se ECM liší od PDM 

ECM a PDM míří na jiný okruh potřeb. ECM spravuje veškerý firemní obsah do šířky, kdežto PDM, tedy Product Data Management, se soustředí úzce na produktová a konstrukční data, jako jsou CAD výkresy a kusovníky [4]. 

Systém	Co spravuje	Šíře záběru
ECM	Veškerý firemní obsah	Široký, celá firma
DMS	Dokumenty firmy	Střední, dokumenty
PDM	Produktová a konstrukční data	Úzký, hluboký u výrobku

Zdroj: Stark, J. (2015). Product Lifecycle Management. Vol. 1. Springer.

Pro výrobní firmu s vlastní konstrukcí je PDM nenahraditelné pro správu výrobkových dat, zatímco ECM řeší širší správu obsahu celé firmy. Oba přístupy se mohou ve firmě doplňovat, každý ale slouží jinému účelu. 

Jak zavést řízení firemního obsahu 

Kontrolu nad firemním obsahem a jeho provázání s procesy se vyplatí řešit dřív, než obsahu přeroste přes hlavu. Společnost NVSP dodává ERP Helios, který obsah a dokumenty propojuje s ostatními agendami firmy. Prohlédněte si nabídku produktů NVSP a nezávazně proberte, jak řízení obsahu zapadne do vašich procesů. 

Shrnutí 

ECM je řízení veškerého firemního obsahu, od dokumentů přes e-maily po záznamy. Cílem je obsah zachytit, uložit, řídit jeho životní cyklus a zpřístupnit správným lidem. Pohyb obsahu řídí workflow a ECM se proto úzce váže na firemní procesy a na požadavky na compliance a dohledatelnost. Na rozdíl od DMS, které se soustředí na dokumenty, pokrývá ECM veškerý obsah firmy, a na rozdíl od PDM, které spravuje úzce produktová data, je ECM široké. Ve spojení s ERP se obsah naváže přímo na agendy firmy. 

Časté otázky 

Čo znamená zkratka ECM 

ECM je Enterprise Content Management, tedy řízení firemního obsahu. Označuje přístup a software, který spravuje veškerý obsah firmy včetně dokumentů, e-mailů a záznamů [1]. 

Jaký je rozdíl mezi ECM a DMS 

DMS se soustředí na dokumenty firmy, zatímco ECM pokrývá veškerý obsah včetně e-mailů a záznamů a propojuje ho s procesy. DMS bývá součástí ECM [1]. 

Pro koho se ECM hodí 

Vyplatí se firmám s velkým objemem různého obsahu a s požadavky na compliance a dohledatelnost. Pro provázání s daty pomáhá spojení s ERP, na českém trhu například Helios [2]. 

Použité zdroje a literatura 

Knihy a učebnice 

[1] van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. Models, Methods, and Systems. MIT Press. ISBN 978-0262720465. 

[2] Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. 4. vydání. Cengage. ISBN 978-1111820398. 

[4] Stark, J. (2015). Product Lifecycle Management. Vol. 1. 3. vydání. Springer. ISBN 978-3319174396. 

Standardy a normy 

[3] ISO/IEC 25010:2011. Systems and software engineering. Quality models (SQuaRE).