EDI

Zajímavost ze světa 

Standardy pro elektronickou výměnu dat, čárové kódy i identifikaci zboží spravuje celosvětově organizace GS1, pod kterou patří i rodina zpráv EANCOM odvozená z UN/EDIFACT.[1] 

Co v článku najdete 

• Co je EDI a k čemu slouží 
• Jak EDI funguje krok za krokem 
• Jaké standardy EDI se používají 
• Jaké typy EDI zpráv se přenášejí 
• Jak EDI souvisí s ERP systémem 
• Jaké jsou přínosy EDI pro dodavatelský řetězec 
• Jaký je rozdíl mezi EDI a běžným e-mailem nebo PDF 
• Jak EDI zavést v praxi 

Co je EDI a k čemu slouží 

EDI je způsob, jak si dvě firmy vyměňují obchodní doklady přímo mezi systémy. Dokument vznikne v jednom ERP, projde přenosem v dohodnutém formátu a v druhém systému se rovnou zpracuje, aniž by ho někdo přepisoval [1]. Tím odpadá ruční zadávání objednávek a faktur, které je pomalé a náchylné k chybám. 

Typickým příkladem je spolupráce dodavatele s velkým odběratelem, třeba s obchodním řetězcem. Odběratel pošle objednávku elektronicky, dodavatel ji přijme do svého ERP, vyexpeduje zboží a vrátí elektronický dodací list a fakturu. Celý koloběh dokladů běží bez papíru a bez telefonování [1]. 

EDI dává smysl všude, kde se mezi firmami opakovaně posílá velké množství stejných dokladů. Ve výrobě a distribuci je proto častou podmínkou spolupráce s velkými partnery, kteří elektronickou výměnu vyžadují od svých dodavatelů. 

Jak EDI funguje krok za krokem 

Princip EDI stojí na tom, že obě strany se předem dohodnou na formátu zprávy a způsobu přenosu. Systém odesílatele vytvoří doklad, převede ho do standardní struktury a odešle. Systém příjemce zprávu přijme, ověří a načte do svých agend [1]. 

Krok	Co se děje
Vznik dokladu	V ERP vznikne objednávka, dodací list nebo faktura
Převod do standardu	Doklad se přeloží do formátu EDIFACT nebo GS1 XML
Přenos	Zpráva se odešle přes dohodnutý komunikační kanál
Příjem a kontrola	Příjemce zprávu přijme a ověří její správnost
Načtení do systému	Data se promítnou do ERP druhé firmy

Zdroj: GS1. Standardy pro čárové kódy, RFID/EPC; EDI (EANCOM/UN/EDIFACT, GS1 XML).

Klíčová je shoda na společném jazyce. Pokud obě strany dodrží stejný standard, rozumí si systémy bez ohledu na to, jaký software každá firma používá [1]. 

Jaké standardy EDI se používají 

Standard určuje, jak má zpráva vypadat, aby jí rozuměl odesílatel i příjemce. Nejdéle používaným standardem je UN/EDIFACT, mezinárodní norma OSN pro elektronickou výměnu dat ve správě, obchodu a dopravě [1]. Z něj GS1 odvozuje podsadu EANCOM pro obchod a zboží. 

Standard	Popis
UN/EDIFACT	Mezinárodní standard OSN pro výměnu obchodních dat
EANCOM	Podsada EDIFACT od GS1 zaměřená na obchod a zboží
GS1 XML	Novější formát GS1 založený na jazyce XML
ANSI X12	Standard rozšířený zejména v Severní Americe

Zdroj: GS1. Standardy pro čárové kódy, RFID/EPC; EDI (EANCOM/UN/EDIFACT, GS1 XML).

Vedle samotného formátu zprávy hraje roli i jednotná identifikace. GS1 ke zprávám připojuje systém globálních čísel zboží a obchodních partnerů, takže obě firmy hovoří o stejné položce a stejném odběrném místě [1]. 

Jaké typy EDI zpráv se přenášejí 

Pod pojmem EDI se neskrývá jeden dokument, ale celá rodina zpráv pokrývajících obchodní cyklus od objednávky po platbu [1]. Každý typ zprávy má svůj účel a pevně danou strukturu. 

Druh zprávy	Co přenáší
Objednávka	Požadavek odběratele na dodání zboží
Potvrzení objednávky	Souhlas dodavatele s dodáním
Dodací list	Avízo o expedici a obsahu dodávky
Faktura	Vyúčtování dodaného zboží nebo služby
Příjemka	Potvrzení o přijetí zboží odběratelem

Zdroj: GS1. Standardy pro čárové kódy, RFID/EPC; EDI (EANCOM/UN/EDIFACT, GS1 XML).

Firmy obvykle nezačnou všemi zprávami naráz. Nejdříve nasadí objednávky a faktury, kde je úspora největší, a další druhy doplňují postupně podle potřeb spolupráce [1]. 

Jak EDI souvisí s ERP systémem 

Samotná výměna zpráv má smysl jen tehdy, když je napojená na podnikový systém. ERP propojuje hlavní procesy firmy do jedné databáze, od nákupu přes sklad po účetnictví [2]. EDI do této databáze přivádí doklady od obchodních partnerů bez ručního zadávání. 

Bez napojení na ERP by EDI jen přesunulo papír do elektronické podoby a někdo by ho stejně musel přepisovat. Teprve spojení obou světů přináší skutečnou úsporu. Přijatá objednávka rovnou rezervuje zboží na skladu a vystavená faktura se promítne do účetnictví [2]. 

V ERP Helios běží EDI jako součást logistických a obchodních agend. Doklad od partnera tak doputuje až k uživateli, který jen zkontroluje a potvrdí, místo aby celou zprávu vyplňoval znovu. 

Jaké jsou přínosy EDI pro dodavatelský řetězec 

• Rychlejší zpracování objednávek a faktur bez ruční práce 
• Méně chyb z přepisování dokladů mezi systémy 
• Nižší náklady na papír, tisk a poštu 
• Lepší přehled o stavu dodávek v reálném čase 
• Splnění požadavku velkých odběratelů na elektronickou výměnu 

Přínosy rostou s objemem dokladů. Pro firmu s několika objednávkami měsíčně je EDI zbytečně složité, pro dodavatele velkého řetězce je naopak nutností kvůli množství a tempu obchodu [1]. 

Jaký je rozdíl mezi EDI a běžným e-mailem nebo PDF 

Mnoho firem si plete EDI s posíláním faktur v PDF e-mailem. Rozdíl je zásadní. PDF je obrázek dokladu pro člověka, zatímco EDI zpráva je strukturovaná data pro systém [1]. PDF musí někdo přečíst a přepsat, EDI zprávu načte ERP sám. 

Hledisko	E-mail nebo PDF	EDI
Formát	Volný text nebo obrázek	Pevná strukturovaná zpráva
Zpracování	Ruční přepis do systému	Automatické načtení
Chybovost	Vyšší kvůli přepisu	Nižší, data se nepřepisují
Rychlost	Závisí na člověku	Okamžité strojové zpracování

Zdroj: GS1. Standardy pro čárové kódy, RFID/EPC; EDI (EANCOM/UN/EDIFACT, GS1 XML).

Existuje i mezistupeň, takzvaná elektronická fakturace ve formátu, který je čitelný strojem i člověkem. Tu v Evropské unii podporuje směrnice o elektronické fakturaci [3]. EDI jde ale dál a pokrývá celý obchodní cyklus, ne jen fakturu. 

Jak EDI zavést v praxi 

• Zjistěte, které partnery a doklady chcete elektronicky vyměňovat 
• Dohodněte se s partnery na standardu a způsobu přenosu 
• Napojte EDI na svůj ERP, aby zprávy putovaly do agend 
• Otestujte výměnu na vzorku dokladů před ostrým provozem 
• Sledujte chybovost a postupně přidávejte další druhy zpráv 

Zavedení EDI je projekt, který se vyplatí dělat s dodavatelem ERP. Ten zná vazba zpráv na sklad, nákup a účetnictví a umí nastavit, aby přijatý doklad skončil tam, kde má [2]. 

Jak napojit EDI na Helios 

EDI dává plný smysl teprve tehdy, když přijaté doklady rovnou putují do skladu, nákupu a účetnictví. Společnost NVSP dodává ERP Helios ve variantách iNuvio a Nephrite a umí k němu napojit elektronickou výměnu dat podle požadavků vašich odběratelů. Prohlédněte si nabídku produktů NVSP a proberte, jak EDI zapojit do vašich procesů. 

Shrnutí 

EDI je elektronická výměna obchodních dokladů mezi firmami ve standardizovaném formátu bez ručního přepisování. Nejrozšířenější standardy jsou UN/EDIFACT a novější GS1 XML, oba pod správou GS1. Přenášejí se objednávky, dodací listy, faktury a další zprávy obchodního cyklu. Hlavní přínos je rychlost a nižší chybovost v dodavatelském řetězci. Smysl má EDI hlavně při velkém objemu dokladů a v napojení na ERP, kde se přijatá zpráva promítne do skladu a účetnictví. Od běžného PDF se liší tím, že jde o strukturovaná data pro systém. 

Časté otázky 

Co znamená zkratka EDI 

EDI je Electronic Data Interchange, tedy elektronická výměna dat. Označuje přenos obchodních dokladů mezi systémy firem ve standardizovaném formátu [1]. 

Jaký je nejpoužívanější EDI standard 

Mezinárodně nejrozšířenější je UN/EDIFACT a jeho obchodní podsada EANCOM, vedle níž GS1 nabízí novější formát GS1 XML [1]. 

Potřebuji k EDI ERP systém 

Pro plný přínos ano. Bez napojení na ERP by se zprávy musely přepisovat ručně, teprve propojení s podnikovým systémem přináší úsporu [2]. 

Použité zdroje a literatura 

Standardy a slovníky 

[1] GS1. Standardy pro čárové kódy, RFID/EPC; EDI (EANCOM/UN/EDIFACT, GS1 XML). 

Knihy a učebnice 

[2] Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. 4. vydání. Cengage. ISBN 978-1111820398. 

Legislativa 

[3] Směrnice EU 2014/55/EU o elektronické fakturaci.