eFakturace

Zajímavost ze světa 

Elektronická fakturace neznamená poslat PDF e-mailem. Skutečná eFaktura nese data ve strukturované podobě, kterou software načte sám. Právstě tento rozdíl popisuje evropská směrnice o elektronické fakturaci, když zavádí pojem strukturované elektronické faktury.[1] 

Co v článku najdete 

• Co je eFakturace a čím se liší od papíru 
• Jaké formáty elektronické faktury existují 
• Co říká evropská směrnice o elektronické fakturaci 
• Jak je to s povinnou e-fakturací ve veřejných zakázkách 
• Co přinese balíček ViDA pro daně v digitálním věku 
• Jaké jsou hlavní přínosy elektronické fakturace 
• Jak elektronickou fakturaci zavést v ERP 
• Jaké chyby firmy při zavádění eFakturace dělají 

Co je eFakturace a čím se liší od papíru 

eFakturace je výměna faktur v elektronické a strojově čitelné podobě. Faktura neputuje jako papír ani jako obrázek, ale jako data v dohodnutém formátu. Přijímající systém je rovnou načte a předvyplní z nich doklad, takže odpadá ruční přepisování [1]. 

Tím se elektronická faktura liší od papírové i od běžného PDF. Papír i PDF musí člověk přečíst a opsat. Strukturovaná elektronická faktura nese každý údaj na jasně daném místě, takže ho software pozná a zpracuje [1]. 

Náležitosti faktury se přitom nemění. Doklad musí splňovat stejné požadavky jako papírová faktura, zejména náležitosti daňového dokladu a pravidla archivace podle zákona o účetnictví [2]. Elektronická podoba mění jen formu, ne obsah. 

V praxi se elektronická fakturace často zaměňuje s pouhým rozesíláním PDF. Rozdíl je ale zásadní. Strukturovaná faktura nese data, která systém zpracuje sám, zatímco PDF zůstává obrazem, který někdo musí opsat. Teprve strukturovaná podoba přináší úsporu práce, kvůli které se eFakturace zavádí [1]. 

Jaké formáty elektronické faktury existují 

Elektronická faktura nemá jen jednu podobu. Na trhu se používá několik formátů, které se liší původem i rozšířením. Společné mají to, že nesou data strojově čitelně. 

Formát	Stručně
ISDOC	Český národní standard faktury ve formátu XML
e-faktura EU	Strukturovaná faktura podle evropské normy pro veřejné zakázky
EDI	Starší výměna dokladů mezi firmami, typicky v obchodních řetězcích
PDF	Jen obraz faktury, sám o sobě není strukturovaná data

Zdroj: Směrnice EU 2014/55/EU o elektronické fakturaci.

Volba formátu závisí na tom, s kým firma obchoduje. Pro tuzemský styk je nejběžnější ISDOC, ve velkých obchodních řetězcích převažuje EDI a pro dodávky do veřejného sektoru v EU slouží evropská norma pro e-fakturu [1]. 

Není proto nutné vybrat jediný formát pro celou firmu. Naopak je běžné, že firma používá více formátů zároveň podle protistrany. Důležité je, aby je všechny zvládala její účetní nebo ERP systém, takže fakturace zůstane na jednom místě a obsluha s nimi pracuje stejným způsobem [2]. 

Co říká evropská směrnice o elektronické fakturaci 

Pravidla na evropské úrovni stanoví směrnice o elektronické fakturaci. Ta zavádí společný evropský pojem strukturované elektronické faktury a ukládá veřejným zadavatelům povinnost takové faktury přijímat a zpracovávat [1]. Cílem je, aby dodavatelé z různých zemí mohli fakturovat veřejnému sektoru v jednotné podobě. 

Pro firmy z toho plyne jasný signál. Kdo dodává do veřejného sektoru, musí počítat s tím, že protistrana strukturovanou elektronickou fakturu očekává. Schopnost vystavit doklad ve správném formátu se tak stává podmínkou účasti v některých zakázkách [1]. 

Jak je to s povinnou e-fakturací ve veřejných zakázkách 

Evropská směrnice mířila nejprve na veřejný sektor. Veřejní zadavatelé musí být schopni přijmout a zpracovat strukturovanou elektronickou fakturu, která odpovídá evropské normě [1]. Pro dodavatele to znamená, že fakturu do veřejné zakázky je vhodné připravit rovnou v elektronické strukturované podobě. 

Postup se přitom liší podle země a typu zakázky. Někde je elektronická faktura u veřejných zakázek povinná pro dodavatele, jinde jen na straně příjemce. Firma, která chce do veřejného sektoru dodávat, by si proto měla ověřit konkrétní podmínky dané zakázky [1]. 

Pro českou firmu to v praxi znamená dvě roviny. Pro tuzemský styk obvykle vystačí národní formát ISDOC, který umí většina systémů. Pro dodávky veřejnému sektoru v jiných zemích unie je naopak na místě evropská norma pro e-fakturu, kterou směrnice zavádí jako společný základ [1]. Dobré je proto vědět dopředu, komu firma fakturuje. 

Co přinese balíček ViDA pro daně v digitálním věku 

Evropská unie připravila balíček označovaný jako daně v digitálním věku, zkráceně ViDA [3]. Jeho cílem je modernizovat pravidla daně z přidané hodnoty a postupně rozšířit elektronickou fakturaci i do běžného obchodního styku mezi firmami, jednotně ve veřejných zakázkách. 

Pro firmy to znamená, že elektronická faktura přestane být volbou a stane se z ní postupně standard. Kdo už dnes umí fakturovat elektronicky, třeba přes ISDOC, je na tento posun připraven lépe než firma, která stále spoléhá na papír a PDF [3]. 

Oblast	Dnes	Směr vývoje podle ViDA
Veřejné zakázky	Strukturovaná faktura na straně zadavatele	Pevný standard
Obchod mezi firmami	Často papír nebo PDF	Postupné rozšíření e-faktury
Náležitosti dokladu	Stejné jako u papíru	Beze změny obsahu

Zdroj: Balíček EU „VAT in the Digital Age" (ViDA, přijato 2025).

Načasování se v jednotlivých zemích liší a pravidla se upřesňují. Pro firmu z toho ale plyne praktický závěr. Vyplatí se elektronickou fakturaci zavést dřív, než ji předpisy začnou vyžadovat, aby přechod nebyl ve spěchu [3]. 

Jaké jsou hlavní přínosy elektronické fakturace 

• Faktura se načte do systému bez ručního přepisování 
• Nižší chybovost a méně sporů o částky a údaje 
• Rychlejší zaúčtování i schvalování dokladů 
• Úspora nákladů na tisk, poštu a archivaci papíru 
• Připravenost na evropské předpisy a jejich rozšiřování 

Přínos roste s objemem faktur. U firmy, která zpracuje stovky dokladů měsíčně, ušetří automatické načtení podstatnou část práce účtárny a zároveň sníží riziko chyb z opisování [1]. 

Co se zlepší	V čem je rozdíl
Práce účtárny	Místo opisování jen kontrola a schválení
Chybovost	Údaj se nepřepisuje, takže nevznikne překlep
Náklady	Méně tisku, poštovného a fyzické archivace
Soulad s předpisy	Připravenost na evropskou e-fakturaci

Zdroj: Směrnice EU 2014/55/EU o elektronické fakturaci.

Jak elektronickou fakturaci zavést v ERP 

V praxi se elektronická fakturace řeší přímo v ERP nebo účetním systému. Ten umí fakturu vystavit ve zvoleném formátu a odeslat ji, stejně tak přijatou elektronickou fakturu načíst a předvyplnit z ní doklad. Účetní pak doklad jen zkontroluje a schválí. 

ERP Helios elektronickou fakturaci podporuje v rámci běžné práce s doklady, včetně českého formátu ISDOC. Pro výrobní a obchodní firmy to znamená, že fakturace na vstupu i výstupu může běžet s minimem ručního zadávání a zapadá do ostatních procesů firmy. 

Výhodou řešení přes ERP je, že faktura není oddělený krok. Vychází ze zakázky nebo skladového pohybu, na které navazuje, a po zaúčtování se promítne do financí. Elektronická faktura tak není jen jiný způsob odeslání souboru, ale součást propojeného toku dat napříč firmou [1]. 

Krok	Co firma řeší
Volba formátu	Podle toho, s kým obchoduje a komu fakturuje
Nastavení systému	Zapnutí vystavení a příjmu faktur v daném formátu
Domluva s partnery	Ověření, že protistrana formát přijme
Archivace	Uložení dokladů podle zákona o účetnictví

Zdroj: Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví.

Jaké chyby firmy při zavádění eFakturace dělají 

• Záměna PDF v e-mailu za skutečnou elektronickou fakturaci 
• Volba formátu bez ohledu na to, co přijme protistrana 
• Podcenění archivace elektronických dokladů 
• Nedomluvené nastavení mezi odběratelem a dodavatelem 
• Žádná kontrola souladu s náležitostmi daňového dokladu 

Většině těchto chyb se firma vyhne, pokud k eFakturaci přistupuje jako k dohodě s obchodními partnery a k souladu s předpisy, ne jen jako k poslání souboru [2]. 

Chcete fakturovat elektronicky a v souladu s předpisy 

eFakturace ušetří účtárně práci a připraví firmu na evropské předpisy. Společnost NVSP dodává ERP Helios ve variantách Helios iNuvio a Helios Nephrite, které elektronickou fakturaci podporují včetně formátu ISDOC. Proberte, jak eFakturaci nastavit ve vaší firmě. 

Shrnutí 

eFakturace je výměna faktur v elektronické a strojově čitelné podobě, kterou software zpracuje bez ručního přepisování. Pouhé PDF v e-mailu se za skutečnou elektronickou fakturaci nepovažuje. Pravidla na evropské úrovni určuje směrnice o elektronické fakturaci, která zavádí strukturovanou fakturu a povinnost veřejných zadavatelů ji přijímat. Mezi formáty patří český ISDOC, evropská e-faktura a EDI. Připravovaný balíček ViDA má elektronickou fakturaci rozšířit i mezi firmy. Náležitosti dokladu a archivace se řídí zákonem o účetnictví. ERP Helios eFakturaci podporuje. 

Časté otázky 

Co je eFakturace 

eFakturace je elektronická výměna faktur ve strojově čitelné podobě, kterou software zpracuje bez ručního přepisování [1]. 

Stačí poslat fakturu jako PDF 

Ne. PDF je jen obraz faktury, který je nutné opsat. Skutečná elektronická faktura nese strukturovaná data, například ve formátu ISDOC [1]. 

Musí firma fakturovat elektronicky 

U veřejných zakázek musí být zadavatel schopen strukturovanou elektronickou fakturu přijmout. Připravovaný balíček ViDA má e-fakturaci postupně rozšířit i mezi firmy [1] [3]. 

Použité zdroje a literatura 

Legislativa EU 

[1] Směrnice EU 2014/55/EU o elektronické fakturaci. 

[3] Balíček EU „VAT in the Digital Age" (ViDA, přijato 2025). 

Legislativa ČR 

[2] Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví.