Pokladní prodej

Zajímavost ze světa 

Pokladní prodej je z hlediska firmy okamžik, kdy se zboží mění na tržbu. Tržba se ale nepromítne jen do pokladny. V napojeném systému zároveň odepíše prodané zboží ze skladu a zapíše se do účetnictví, takže firma vidí stav zásob i tržeb v reálném čase.[1] 

Co v článku najdete 

• Co je pokladní prodej a co znamená POS 
• Z čeho se skládá pokladní systém 
• Proč napojit pokladnu na sklad a účetnictví 
• Jak souvisí pokladní prodej s evidencí tržeb 
• Jaký je rozdíl mezi pokladním prodejem a CRM 
• Jak pokladní prodej zapadá do skladového hospodářství 
• Jaké přínosy má napojený pokladní prodej pro firmu 
• Jak vybrat pokladní systém napojený na ERP 
• Jakým chybám se u pokladního prodeje vyhnout 

Co je pokladní prodej a co znamená POS 

Pokladní prodej je prodej, který se odehrává přímo v místě prodeje přes pokladnu. Pro místo prodeje se používá anglická zkratka POS z point of sale. Stejnou zkratkou se často označuje i pokladní systém, tedy software a hardware, který transakci u pokladny zpracuje. 

Z pohledu zákazníka jde o běžný nákup. Vybere zboží, u pokladny ho zaplatí a dostane doklad. Z pohledu firmy je to ale okamžik, kdy se zboží mění na tržbu a kdy je třeba správně zaznamenat prodej do skladu i do účetnictví [1]. 

Pokladní prodej je typický pro maloobchod, tedy prodej koncovým spotřebitelům. Liší se tím od velkoobchodu a mezifiremního prodeje, kde se obchod uzavírá přes nabídky a objednávky, ne u pokladny. Tento rozdíl je důležitý, protože pokladní prodej klade důraz na rychlost a hromadnost transakcí [1]. 

I výrobní firma se s pokladním prodejem sezkává častěji, než se zdá. Provozuje podnikovou prodejnu, výdejní místo nebo prodej zboží s drobnou hotovostí. I v takovém případě platí, že každý prodej u pokladny je třeba správně zapsat do skladu a účetnictví, jinak vznikají rozdíly mezi skutečným stavem zásob a evidencí [1]. 

Z čeho se skládá pokladní systém 

Pokladní systém není jen zásuvka na peníze. Tvoří ho hardware a software, které spolu zpracují celou transakci, od načtení zboží po vytištění dokladu a zaúčtování tržby [1]. 

Část pokladního systému	K čemu slouží
Pokladní software	Vede prodej, ceny a tisk dokladů
Čtečka čárových kódů	Rychlé načtení zboží podle kódu
Platební terminál	Příjem bezhotovostních plateb
Tiskárna dokladů	Tisk účtenky pro zákazníka
Napojení na sklad a účetnictví	Odpis zboží a zápis tržby v ERP

Zdroj: Chaffey, D. (2019). Digital Business and E-Commerce Management. Pearson.

Klíčová je poslední část, tedy napojení na zbytek firmy. Pokladna bez něj jen počítá tržbu, ale firma musí stav skladu a účetnictví dohledávat ručně [1]. 

Proč napojit pokladnu na sklad a účetnictví 

Největší hodnotu má pokladní prodej tehdy, když je propojený se skladem a účetnictvím v podnikovém systému. Jakmile zákazník zaplatí, systém odepíše prodané zboží ze skladu a zapíše tržbu do účetnictví, aniž by někdo cokoli přepisoval [1]. 

Bez tohoto propojení žije pokladna odděleně. Stav skladu se musí ručně porovnávat s prodeji a tržby se přepisují do účetnictví dodatečně. To zdržuje a vznikají chyby. Vedení navíc nevidí aktuální stav zásob ani tržeb, ale jen zpožděný obraz [1]. 

U firem s větším objemem prodeje se vyplatí pokladnu provozovat jako součást podnikového systému. Na českém trhu tuto provázanost pokladny, skladu a účetnictví nabízí například Helios Nephrite pro větší firmy. Prodej, zásoby i účetní zápis pak vznikají nad jednou databází a údaj se zadá jen jednou [1]. 

Hledisko	Samostatná pokladna	Pokladna napojená na ERP
Stav skladu	Dohledává se ručně	Aktualizuje se po každém prodeji
Tržby v účetnictví	Přepisují se dodatečně	Zapisují se automaticky
Chybovost	Vyšší kvůli přepisování	Nižší, údaj se zadá jednou
Přehled vedení	Zpožděný	Aktuální v reálném čase

Zdroj: Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. Cengage.

Jak souvisí pokladní prodej s evidencí tržeb 

Pokladní prodej je z hlediska firmy hotovostní i bezhotovostní příjem, který je třeba evidovat. V minulosti se v Česku vedla povinná elektronická evidence tržeb, známá pod zkratkou EET, která ale byla zrušena. Aktuální podobu povinností je vždy nutné ověřit podle platné legislativy. 

Bez ohledu na konkrétní režim platí, že tržby z pokladního prodeje musí firma správně zaúčtovat a doložit. Vedení účetnictví upravuje v Česku zákon o účetnictví [2]. Napojení pokladny na ERP tuto evidenci usnadňuje, protože tržba se zapíše rovnou do účetní evidence [1]. 

Pracovní přínos je dvojí. Firma jednak nemusí tržby přepisovat ručně, jednak má kdykoli k dispozici doklady i přehled za zvolené období. Protože každý prodej u pokladny vzniká rovnou jako účetní zápis, snižuje se riziko, že se na nějakou tržbu zapomene nebo se zaeviduje chybně [1]. 

Jaký je rozdíl mezi pokladním prodejem a CRM 

Pokladní prodej a řízení vztahů se zákazníky, tedy CRM, se často pletou, protože obojí se týká prodeje. Ve skutečnosti řeší jinou oblast. Pokladní prodej je samotná transakce, okamžik, kdy zákazník platí. CRM naopak řeší dlouhodobý vztah se zákazníkem a jeho rozvoj v čase [3]. 

Hledisko	Pokladní prodej	CRM
Co řeší	Samotnou transakci u pokladny	Dlouhodobý vztah se zákazníkem
Typický zákazník	Spotřebitel v maloobchodě	Opakovaný nebo firemní zákazník
Časový rámec	Okamžik prodeje	Vztah v čase
Hlavní data	Prodané zboží a tržba	Historie, kontakty a příležitosti

Zdroj: Buttle, F., Maklan, S. (2019). Customer Relationship Management. Routledge.

Obě oblasti se přitom dají propojit. Pokud pokladna eviduje zákazníka, například přes věrnostní program, mohou data z prodeje obohatit i CRM. Stále ale jde o dvě různé role, transakci a vztah [3]. 

Jak pokladní prodej zapadá do skladového hospodářství 

Každý pokladní prodej je z pohledu skladu výdej zboží. V napojeném systému se prodané kusy okamžitě odepíšou ze zásob, takže firma má aktuální přehled o tom, co je skladem a co je třeba doobjednat [1]. 

To je důležité hlavně tam, kde prodejna sdílí sklad s dalšími kanály, třeba s e-shopem. Bez společné evidence hrozí, že se stejné zboží prodá dvakrát, jednou na pokladně a jednou online. Společný sklad v ERP tomu zabraňuje, protože všechny kanály odepisují ze stejných zásob [1]. 

Propojení skladu a pokladny pomáhá i s objednáváním zboží. Když systém vidí, co se prodává a kolik zbývá na skladě, dokáže upozornit na docházející položky dřív, než dojdou úplně. Pokladní prodej se tak stává zdrojem dat pro plánování zásob, ne jen místem, kde se prodává [1]. 

Jaké přínosy má napojený pokladní prodej pre firmu 

• Aktuální stav skladu po každém prodeji bez ruční kontroly 
• Automatický zápis tržeb do účetnictví 
• Méně chyb z opakovaného přepisování dat mezi systémy 
• Společný sklad pro prodejnu i e-shop bez dvojího prodeje 
• Aktuální přehled vedení o tržbách a zásobách 

Přínosy se ale projeví jen tehdy, když je pokladna skutečně propojená s ostatními moduly. Samostatná pokladna sice prodá, ale zbytek práce zůstává na lidech [1]. 

Jak vybrat pokladní systém napojený na ERP 

• Ověřte, že se pokladna propojí se skladem a účetnictvím, které používáte 
• Posuďte, jak rychle obsloužíte zákazníka v běžném provozu 
• Zkontrolujte podporu plateb, dokladů a vrácení zboží 
• Zjistěte, zda umí společný sklad s e-shopem 
• Ověřte platné povinnosti k evidenci a dokladování tržeb 

Pro firmu, která už používá ERP, bývá nejvýhodnější pokladna jako jeho součást. Odpadá tím dvojí zadávání a tržba i výdej ze skladu se zapíšou jednou pro celou firmu [1]. 

Jakým chybám se u pokladního prodeje vyhnout 

• Provoz pokladny odděleně od skladu a účetnictví 
• Dodatečné přepisování tržeb do účetnictví ručně 
• Samostatný sklad pro prodejnu a jiný pro e-shop 
• Podcenění platných povinností k evidenci tržeb 
• Pomalá obsluha kvůli nevhodnému hardwaru u pokladny 

Společným jmenovatelem těchto chyb je oddělenost. Jakmile pokladna pracuje samostatně, vzniká dvojí práce a chyby, kterým propojený systém předchází [1]. 

Jak propojit pokladní prodej se skladem a účetnictvím 

Pokladní prodej dává firmě nejvíc tehdy, když je napojený na sklad a účetnictví. Společnost NVSP dodává ERP Helios, ve kterém pokladní prodej, sklad i účetnictví pracují nad jednou databází. Prohlédněte si nabídku produktů NVSP a nezávazně proberte, jak propojit vaši pokladnu se zbytkem firmy. 

Shrnutí 

Pokladní prodej je prodej přes pokladnu v místě prodeje, anglicky point of sale neboli POS. Týká se hlavně maloobchodu a klade důraz na rychlost a hromadnost transakcí. Pokladní systém tvoří software i hardware a největší hodnotu má tehdy, když je napojený na sklad a účetnictví v ERP. Tržba se pak rovnou promítne do zásob i do účetní evidence, kterou v Česku upravuje zákon o účetnictví. Pokladní prodej je třeba odlišit od CRM, které řeší dlouhodobý vztah se zákazníkem, ne samotnou transakci u pokladny. 

Časté otázky 

Co znamená POS 

POS je zkratka z anglického point of sale, tedy místo prodeje. Označuje se jím místo, kde zákazník platí, i samotný pokladní systém, který transakci zpracuje [1]. 

Jaký je rozdíl mezi pokladním prodejem a CRM 

Pokladní prodej je samotná transakce u pokladny. CRM řeší dlouhodobý vztah se zákazníkem v čase. Jde o dvě různé oblasti, které se dají propojit, ale nenahrazují se [3]. 

Proč napojit pokladnu na ERP 

Po propojení se prodané zboží automaticky odepíše ze skladu a tržba se zapíše do účetnictví, takže firma má aktuální přehled bez ručního přepisování [1]. 

Použité zdroje a literatura 

Knihy a učebnice 

[1] Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. 4. vydání. Cengage. ISBN 978-1111820398. 

[3] Buttle, F., Maklan, S. (2019). Customer Relationship Management. Concepts and Technologies. 4. vydání. Routledge. ISBN 978-1138498259. 

Učebnice digitálního obchodu 

Chaffey, D. (2019). Digital Business and E-Commerce Management. 7. vydání. Pearson. ISBN 978-1292193335. 

Legislativa 

[2] Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví.