Výběr ERP systému

Zajímavost ze světa 

Pojem ERP zavedla analytická firma Gartner v roce 1990. Gartner dnes každoročně srovnává dodavatele cloudových ERP v takzvaném magickém kvadrantu pro výrobně zaměřené firmy, který patří mezi nejznámější přehledy pro orientaci na trhu [4].[5] 

Co v článku najdete 

• Proč je výběr ERP strategické rozhodnutí 
• Jak sepsat požadavky na ERP 
• Jak rozlišit nutnost od příjemného navíc 
• Jaká kritéria při výběru ERP sledovat 
• Proč jsou reference dodavatele klíčové 
• Co znamenají celkové náklady na vlastnictví 
• Jak postupovat při výběru ERP krok za krokem 
• Jak posoudit kvalitu samotného softwaru 
• Jak vypadá výběr ERP pre výrobní firmu 
• Jaké chyby firmy při výběru ERP nejčastěji dělají 

Proč je výběr ERP strategické rozhodnutí 

ERP propojuje hlavní procesy firmy do jedné databáze, a stává se tak páteří každodenního provozu [1]. Výměna systému je nákladná a zdlouhavá, proto se rozhodnutí o výběru promítá do fungování firmy na řadu let [1]. 

Špatně zvolený systém firmu brzdí, nutí ji k drahým úpravám na míru nebo k dřívější výměně. Naopak dobře zvolený ERP roste s firmou a podporuje její procesy bez zbytečných kompromisů [1]. 

Výběr proto není nákup softwaru, ale projekt, ve kterém firma nejdřív pochopí vlastní potřeby a teprve potom hledá systém, který je pokryje [2]. 

Jak sepsat požadavky na ERP 

Výběr začíná soupisem procesů a požadavků podle jednotlivých oddělení, ne podle nabídky dodavatele [1]. Firma si nejdřív ujasní, co skutečně dělá a co od systému potřebuje, a teprve pak porovnává konkrétní řešení. 

ERP je podle definice asociace ASCM nástroj pre plánování a řízení všech zdrojů potřebných k přijetí, výrobě, expedici a vyúčtování zakázek [5]. Z této šíře vyplývá, že požadavky pokrývají celý tok zakázky napříč firmou, ne jen jedno oddělení. 

Dobře sepsané požadavky slouží jako měřítko při srovnání nabídek. Bez nich firma porovnává systémy podle dojmu a prezentací, ne podle vlastních potřeb [1]. 

Při sběru požadavků se vyplatí zapojit lidi z každého oddělení, kteří v systému budou denně pracovat. Účetní popíše, co potřebuje pro uzávěrku, skladník pro evidenci zásob a mistr pro řízení výroby. Tím firma získá úplný obraz a zároveň si zajistí podporu lidí, na kterých zavedení nakonec stojí [1]. 

Jak rozlišit nutnost od příjemného navíc 

Ne všechny požadavky mají stejnou váhu. Část funkcí firma nezbytně potřebuje k provozu, část jsou vítaná vylepšení, bez kterých se obejde. Rozlišení mezi nutností a příjemným navíc je jádro rozumného výběru [1]. 

Kategorie	Význam	Příklad
Nutnost	Bez funkce firma nemůže fungovat	Účetnictví, sklady, DPH
Důležité	Výrazně pomáhá, ale jde to i bez	Plánování kapacit výroby
Příjemné navíc	Vylepšení nad rámec potřeb	Pokročilé grafické přehledy

Zdroj: Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. Cengage.

Bez tohoto rozlišení firma snadno přeplatí za funkce, které nevyužije, nebo naopak vybere systém, který nezvládá to podstatné. Priority je proto vhodné stanovit dřív, než firma osloví dodavatele [1]. 

Jaká kritéria při výběru ERP sledovat 

Kritérium	Na co se ptát
Funkční pokrytí	Zvládne systém naše procesy bez velkých úprav
Obor a velikost	Má dodavatel reference ve stejném oboru a velikosti
Náklady	Jaká je celková cena na pět let, ne jen licence
Podpora a servis	Jak rychlá a dostupná je podpora po nasazení
Provoz	Jde o cloud, on-premise nebo obojí
Rozvoj	Jak často vychází aktualizace a kam systém směřuje

Zdroj: Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. Cengage.

Kritéria je dobré předem zvážit podle priorit firmy. Jiné nároky má výrobní firma, která potřebuje kusovníky a plánování kapacit, a jiné obchodní firma zaměřená na nákup a logistiku [1]. 

Užitečné je kritériím přiřadit váhu podle toho, jak jsou pro firmu důležitá. Funkční pokrytí klíčových procesů obvykle váží víc než vzhled přehledů. Vážené srovnání pomáhá rozhodovat se podle faktů, ne podle posledního dojmu z prezentace dodavatele [1]. 

Proč jsou reference dodavatele klíčové 

Reference ukazují, jak dodavatel zvládá projekty podobné tomu vašemu. Nejcennější jsou reference ve stejném oboru a velikosti firmy, protože tam dodavatel zná typické procesy i úskalí [1]. 

Přehledy ERP projektů opakovaně ukazují, že úspěch nasazení závisí hlavně na kvalitě dat a na úpravě procesů, ne na samotném softwaru [2]. Zkušený dodavatel umí firmu touto přípravou provést, a právě to reference prozradí. 

Vyplatí se reference ověřit přímo, ne jen z webu dodavatele. Otázka, jak projekt probíhal, zda se vešel do plánu a jak funguje podpora, řekne víc než obecná prezentace [1]. 

Cenné je zeptat se i na to, co se na projektu nepovedlo a jak to dodavatel vyřešil. Žádné nasazení neproběhne zcela bez problémů, a způsob, jakým dodavatel reaguje na potíže, napoví o budoucí spolupráci víc než hladká prezentace. Reference ze stejného oboru navíc ukáže, zda dodavatel rozumí specifikům vašeho podnikání [1]. 

Co znamenají celkové náklady na vlastnictví 

Celkové náklady na vlastnictví, takzvané TCO, zahrnují víc než cenu licence. Patří sem implementace, úpravy na míru, školení a následný provoz a podpora. Náklady na zavedení často převýší cenu licencí [2]. 

Nákladová složka	Co obsahuje
Licence nebo předplatné	Cena za užívání systému a moduly
Implementace	Analýza procesů, nastavení, převod dat
Úpravy na míru	Funkce nad rámec standardu systému
Školení	Zaškolení uživatelů a klíčových lidí
Provoz a podpora	Servis, aktualizace a pomoc po nasazení

Zdroj: Panorama Consulting Solutions. The 2024 ERP Report.

Porovnávat jen cenu licence je proto zavádějící. Levnější systém s vysokými náklady na úpravy a podporu může vyjít dráž než dražší řešení, které pokryje potřeby firmy ve standardu [2]. 

Velkou část celkových nákladů tvoří úpravy na míru. Čím víc firma systém ohýbá ke svým zvyklostem, tím dražší je nejen vývoj, ale i následná údržba a každá budoucí aktualizace. Proto se vyplatí hledat systém, který firemní procesy pokryje co nejvíc ve standardu [2]. 

Jak postupovat při výběru ERP krok za krokem 

• Sepište procesy a požadavky podle oddělení, ne podle nabídky dodavatele 
• Rozlište, co je nutnost a co příjemné navíc, a přiřaďte váhy 
• Sestavte krátký seznam vhodných systémů a dodavatelů 
• Ověřte reference v daném oboru a velikosti firmy přímo 
• Vyžádejte si ukázku na vašich datech, ne obecné demo 
• Spočítejte celkové náklady na pět let, ne jen cenu licence 

Tento postup vede firmu od vlastních potřeb k rozhodnutí podloženému fakty. Pořadí kroků je důležité, protože bez sepsaných požadavků nelze rozumně srovnat ani nabídky, ani náklady [1]. 

Jak posoudit kvalitu samotného softwaru 

Kvalitu ERP lze posuzovat podle měřitelných vlastností, ne jen podle dojmu z prezentace. Norma pro hodnocení softwarových produktů popisuje vlastnosti, jako jsou funkční vhodnost, spolehlivost, použitelnost a udržovatelnost [3]. 

Vlastnost	Co znamená pro firmu
Funkční vhodnost	Systém dělá to, co firma potřebuje
Spolehlivost	Funguje stabilně bez výpadků
Použitelnost	Lidé se v něm rychle zorientují
Udržovatelnost	Snadno se rozvíjí a opravuje

Zdroj: ISO/IEC 25010:2011. Quality models (SQuaRE).

Tato měřítka pomáhají oddělit marketingové sliby od skutečného stavu. Vyžádaná ukázka na vlastních datech firmy řekne o kvalitě víc než obecné demo [1]. 

Při ukázce stojí za to nechat systém vyzkoušet přímo lidem, kteří v něm budou pracovat. Rychle se ukáže, zda je ovládání srozumitelné a zda běžné úkony zaberou přiměřený počet kroků. Použitelnost systému totiž přímo ovlivní, jak ochotně ho lidé přijmou a jak rychle se naučí v něm pracovat [3]. 

Jak vypadá výběr ERP pro výrobní firmu 

Výrobní firma má na ERP vyšší nároky než obchodní. Potřebuje kusovníky, technologické postupy, výrobní příkazy a plánování kapacit [1]. U online řízení dílny se navíc ERP propojuje se systémem MES. 

Při výběru proto výrobní firma sleduje i to, jak systém zvládá návaznost na výrobu a jak se propojuje s dílnou. Praktickou ukázku nabízí optimalizace výrobních procesů s Heliosem. 

Pro výrobní firmu tak nestačí jen účetnictví a sklady. Klíčové je, zda systém pokryje výrobní procesy ve standardu, nebo zda by je musela složitě dohánět úpravami na míru [1]. 

Jaké chyby firmy při výběru ERP nejčastěji dělají 

• Vybírají podle nabídky dodavatele místo podle vlastních procesů 
• Nerozlišují nutnost od příjemného navíc 
• Porovnávají jen cenu licence, ne celkové náklady 
• Neověřují reference v daném oboru a velikosti firmy 
• Spoléhají na obecné demo místo ukázky na vlastních datech 

Většině těchto chyb se firma vyhne, pokud k výběru přistupuje jako k projektu, ve kterém nejdřív pochopí vlastní potřeby a teprve pak srovnává systémy podle měřitelných kritérií [3]. 

Vyberte ERP, který sedne vaší firmě 

Výběr ERP je rozhodnutí na mnoho let, proto se vyplatí ho nepodcenit. Společnost NVSP dodává ERP Helios ve variantách iNuvio a Nephrite a pomáhá s výběrem podle velikosti a oboru firmy, od soupisu požadavků po ukázku na vašich datech. Prohlédněte si řešení pro výrobu Manta a nezávazně proberte, která varianta sedí vašim procesům. 

Shrnutí 

Výběr ERP systému je strategické rozhodnutí, které ovlivní firmu na mnoho let. Začíná soupisem vlastních procesů a požadavků podle oddělení, ne podle nabídky dodavatele. Požadavky je nutné rozdělit na nutnost a příjemné navíc. Při srovnání se sledují funkční pokrytí, reference dodavatele v oboru, celkové náklady na vlastnictví za několik let a kvalita softwaru podle měřitelných vlastností. Reference je vhodné ověřit přímo a vyžádat si ukázku na vlastních datech místo obecného dema. Výrobní firma navíc sleduje návaznost na výrobu a MES. Na českém trhu patří mezi nejrozšířenější ERP Helios. 

Časté otázky 

Jak vybrat ERP systém 

Začněte soupisem vlastních procesů a požadavků podle oddělení, rozdělte je na nutnost a navíc a teprve pak srovnávejte systémy podle funkčního pokrytí, referencí a celkových nákladů [1]. 

Stačí porovnat cenu licence 

Ne. Sledovat je třeba celkové náklady na vlastnictví za několik let včetně implementace, úprav a podpory, protože náklady na zavedení často převýší cenu licencí [2]. 

Jak poznám kvalitní ERP 

Podle měřitelných vlastností softwaru, jako jsou funkční vhodnost, spolehlivost a udržovatelnost, které popisuje norma pro hodnocení softwarových produktů, a podle ukázky na vlastních datech [3]. 

Použité zdroje a literatura 

Knihy a učebnice 

[1] Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. 4. vydání. Cengage. ISBN 978-1111820398. 

Standardy a slovníky 

[3] ISO/IEC 25010:2011. Systems and software engineering. Quality models (SQuaRE). 

[5] APICS (2019). APICS Dictionary. 16. vydání. ASCM. 

Analytické zprávy 

[2] Panorama Consulting Solutions. The 2024 ERP Report. 

[4] Gartner. Magic Quadrant for Cloud ERP for Product-Centric Enterprises.