E-shop napojený na ERP

Zajímavost ze světa 

Architekturu REST, na které stojí většina dnešních propojení e-shopu s ERP přes API, popsal Roy Fielding ve své disertační práci v roce 2000. Webová rozhraní díky ní spolu mohou komunikovat jednotně bez ohledu na to, v jaké technologii jsou napsaná.[2] 

Co v článku najdete 

• Co znamená e-shop napojený na ERP 
• Co se mezi e-shopem a ERP synchronizuje 
• Jaké jsou způsoby napojení e-shopu na ERP 
• Jak probíhá výměna dat v reálném čase 
• Jaké jsou přínosy napojení e-shopu na ERP 
• Jaká rizika a úskalí napojení přináší 
• Jak vypadá napojení e-shopu na ERP Helios 
• Čím se liší napojení pro B2B a B2C e-shop 
• Jak postupovat při zavádění napojení 

Co znamená e-shop napojený na ERP 

E-shop napojený na ERP je internetový obchod, který nefunguje jako samostatný ostrov, ale je datově propojený s podnikovým systémem firmy. ERP drží jednotnou databázi celé firmy, od skladů přes ceny až po účetnictví [3]. Když je e-shop na ERP napojený, čerpá z této databáze a zpětně do ní zapisuje. 

V praxi to znamená, že produkty, ceny a stavy zásob nezadává nikdo do e-shopu ručně. Tyto údaje přicházejí z ERP, kde je firma stejně musí vést kvůli skladu a fakturaci. Objednávka, kterou zákazník vytvoří na webu, naopak putuje do ERP, kde se z ní stane zakázka a podklad pro fakturu [1]. 

Bez napojení musí obsluha přepisovat objednávky z e-shopu do ERP a naopak hlídat, aby se stav skladu na webu shodoval se skutečností. To je zdroj chyb a zdržení, které s rostoucím počtem objednávek roste [3]. 

Co se mezi e-shopem a ERP synchronizuje 

Propojení nepřenáší všechno, ale jen data, která obě strany potřebují. Směr přenosu se u jednotlivých oblastí liší. Část dat teče z ERP do e-shopu, část opačně [1]. 

Oblast dat	Směr přenosu	Co se přenáší
Produkty a katalog	ERP do e-shopu	Názvy, parametry, kategorie, obrázky
Ceny	ERP do e-shopu	Ceníky, slevy, ceny podle skupin zákazníků
Stav skladu	ERP do e-shopu	Dostupné množství, termín naskladnění
Objednávky	E-shop do ERP	Nová objednávka, položky, zákazník, doprava
Faktury a doklady	ERP do e-shopu	Vystavená faktura, stav úhrady
Stav zakázky	ERP do e-shopu	Vyřízeno, expedováno, číslo zásilky

Zdroj: Chaffey, D. (2019). Digital Business and E-Commerce Management. 7. vyd. Pearson.

U B2B obchodu je důležitá synchronizace cen podle skupin zákazníků. Každý odběratel může mít vlastní ceník nebo slevu, kterou firma stejně spravuje v ERP. Napojený e-shop pak každému zákazníkovi ukáže his ceny [1]. 

Jaké jsou způsoby napojení e-shopu na ERP 

Napojit e-shop na ERP lze několika způsoby a každý má jinou náročnost i pružnost. Nejčastější jsou rozhraní API, hotový konektor a v jednodušších případech výměna souborů [1]. 

Způsob napojení	Jak funguje	Pro koho
API rozhraní	Systémy spolu komunikují přímo přes webové rozhraní	Pružné napojení na míru
Hotový konektor	Předpřipravený můstek mezi konkrétním e-shopem a ERP	Rychlé nasazení standardu
Výměna souborů	Přenos dat dávkově přes soubory v daných časech	Jednodušší nebo starší řešení

Zdroj: Chaffey, D. (2019). Digital Business and E-Commerce Management. 7. vyd. Pearson.

Dnes převažuje napojení přes API. To staví na principech architektury REST, kterou ve své disertaci popsal Roy Fielding [2]. Systémy si díky ní vyměňují data jednotným způsobem, nezávisle na technologii, ve které jsou napsané. Jak takové propojení podpoří chod výroby, ukazuje optimalizace výrobních procesů s Heliosem. 

Hotový konektor je rychlejší a levnější, pokud existuje pro danou kombinaci e-shopu a ERP. Nevýhodou je menší volnost, firma se přizpůsobuje tomu, co konektor umí. API na míru je pružnější, ale dražší na vývoj a údržbu [1]. 

Jak probíhá výměna dat v reálném čase 

U napojení záleží nejen na tom, co se přenáší, ale i jak často. Některé údaje stačí aktualizovat jednou denně, jiné musí být aktuální okamžitě [1]. Stav skladu u zboží s malou zásobou je typický případ, kdy se vyplatí přenos v reálném čase, aby web neprodal zboží, které už není. 

Přenos v reálném čase obvykle zajistí API, kdy e-shop pošle dotaz do ERP ve chvíli, kdy údaj potřebuje, a hned dostane odpověď [2]. Dávkový přenos přes soubory naopak proběhne v daných časech, například v noci, a mezi přenosy data zastarávají. 

Volba mezi okamžitým a dávkovým přenosem je kompromis mezi aktuálností dat a zátěží systémů. Časté dotazy zatěžují ERP i e-shop, proto se v praxi kombinuje obojí. Kritická data jdou okamžitě, méně důležitá dávkově [1]. 

Jaké jsou přínosy napojení e-shopu na ERP 

• Méně ruční práce, objednávky se nepřepisují mezi systémy 
• Méně chyb, stejný údaj se zadává jen jednou 
• Aktuální stav skladu a ceny na webu bez ručního hlídání 
• Rychlejší vyřízení objednávky a expedice 
• Jeden zdroj pravdy o zboží, cenách a zakázkách 
• Lepší zvládnutí růstu počtu objednávek bez nárůstu obsluhy 

Tyto přínosy mají společný základ. Firma přestane věst stejná data na dvou místech a sníží počet míst, kde může vzniknout chyba [3]. Čím více objednávek e-shop zpracuje, tím více se napojení vyplatí. 

Jaká rizika a úskalí napojení přináší 

Napojení není samo o sobě zárukou pořádku. Pokud jsou data v ERP nepořádná, propojení tento nepořádek jen rychleji rozšíří i na web [3]. Proto se před napojením vyplatí pročistit katalog, ceny a sklad. 

Riziko	Projev	Jak mu předejít
Nekonzistentní data	Web ukáže špatnou cenu nebo dostupnost	Pročistit data v ERP před napojením
Výpadek rozhraní	Objednávky nedorazí do ERP	Hlídání chyb a opakování přenosu
Přetížení systémů	Pomalé odezvy při častých dotazech	Vyvážit okamžitý a dávkový přenos
Závislost na dodavateli	Změny napojení vyžadují odborníka	Jasná dokumentace rozhraní

Zdroj: Chaffey, D. (2019). Digital Business and E-Commerce Management. 7. vyd. Pearson.

Kvalitu samotného propojení lze posuzovat podle měřitelných vlastností softwaru, jako jsou spolehlivost a udržovatelnost, které popisuje norma pro hodnocení softwarových produktů [4]. Spolehlivé napojení pozná firma podle toho, že o něm nemusí vědět, protože data prostě sedí. 

Jak vypadá napojení e-shopu na ERP Helios 

Na českém trhu patří mezi nejrozšířenější ERP Helios od společnosti Asseco Solutions. E-shopy se na něj napojují přes API i přes hotové konektory, podle toho, jakou platformu obchod používá [3]. Helios drží sklad, ceny i fakturaci, takže e-shop z něj čerpá tatáž data, která firma stejně vede. 

U výrobní firmy hnají napojení další rozměr. Objednávka z e-shopu může spustit nejen fakturaci, ale i zakázku do výroby. Helios v takovém případě propojuje obchodní stranu s výrobním plánováním, jak ukazuje praxe nasazení Heliosu iNuvio. Více o produktech najdete v nabídce NVSP. 

Pro B2B obchod je u Heliosu zásadní práce s cenami podle zákazníků. Každý odběratel má v ERP svůj ceník a napojený e-shop mu po přihlášení ukáže právě jeho ceny, ne obecný ceník [1]. 

Čm se liší napojení pro B2B a B2C e-shop 

Napojení e-shopu na ERP se liší podle toho, zda obchod prodává firmám nebo koncovým zákazníkům. B2B obchod má složitější požadavky na ceny, schvalování a doklady [1]. 

Hledisko	B2C e-shop	B2B e-shop
Ceny	Jednotný ceník pro všechny	Ceny podle skupin a smluv zákazníků
Objednávka	Rychlý nákup koncovým zákazníkem	Často schvalování a objednávka na firmu
Doklady	Účtenka, jednoduchá faktura	Faktura, dodací list, splatnost
Sklad	Dostupnost jednoho zboží	Dostupnost a rezervace větších množství

Zdroj: Chaffey, D. (2019). Digital Business and E-Commerce Management. 7. vyd. Pearson.

Z toho plyne, že B2B napojení obvykle přenáší více dat a klade vyšší nároky na ceny a doklady. ERP, které tyto oblasti zvládá, je proto u B2B obchodu důležitější než u jednoduchého prodeje koncovým zákazníkům [3]. 

Jak postupovat při zavádění napojení 

• Pročistěte data v ERP, hlavně katalog, ceny a sklad 
• Určete, co a jakým směrem se má synchronizovat 
• Rozhodněte, která data potřebují přenos v reálném čase 
• Vyberte způsob napojení podle platformy e-shopu a ERP 
• Otestujte přenos na malém vzorku, než spustíte ostře 
• Zajistěte hlídání chyb a opakování nepovedených přenosů 

Napojení je projekt, ne jednorázové zapnutí. Vyplatí se začít malým rozsahem dat a postupně přidávat, než spustit všechno naráz [3]. Klíčem je kvalita dat v ERP, na které celé propojení stojí. 

Jak napojit váš e-shop na Helios 

Napojení e-shopu na ERP ušetří ruční práci a sjednotí data, ale jen pokud je dobře navržené. Společnost NVSP dodává ERP Helios ve variantách iNuvio a Nephrite and pomáhá s napojením e-shopu i s pročištěním dat před spuštěním. Prohlédněte si co je ERP a nezávazně proberte, jak propojit váš obchod s Heliosem. 

Shrnutí 

E-shop napojený na ERP si automaticky vyměňuje data s podnikovým systémem firmy. Synchronizují se hlavně stavy skladu, ceny, objednávky a faktury, takže se stejný údaj nezadává dvakrát. Napojit lze přes API, hotový konektor nebo výměnu souborů, dnes převažuje API stavějící na architektuře REST. Hlavní přínos je méně ruční práce, méně chyb a aktuální data na obou stranách. Hlavní riziko je nepořádek v datech, který propojení jen rozšíří. U B2B obchodu je důležitá práce s cenami podle zákazníků. Na českém trhu se e-shopy běžně napojují na ERP Helios od Asseco Solutions. 

Časté otázky 

Co se mezi e-shopem a ERP přenáší 

Nejčastěji stavy skladu, ceny, produktový katalog, přijaté objednávky a vystavené faktury. Část dat teče z ERP do e-shopu, objednávky naopak z e-shopu do ERP [1]. 

Je lepší napojení přes API, nebo přes konektor 

API je pružnější a vhodné na míru, hotový konektor je rychlejší a levnější, pokud pro danou kombinaci existuje. Volba závisí na platformě e-shopu a požadavcích firmy [1]. 

Lze e-shop napojit na Helios 

Ano, e-shopy se na ERP Helios běžně napojují přes API i přes hotové konektory. Helios drží sklad, ceny a fakturaci, ze kterých e-shop čerpá tatáž data [3]. 

Použité zdroje a literatura 

Knihy a učebnice 

[1] Chaffey, D. (2019). Digital Business and E-Commerce Management. 7. vyd. Pearson. ISBN 978-1292193335. 

[3] Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. 4. vyd. Cengage. ISBN 978-1111820398. 

Vědecké práce a standardy 

[2] Fielding, R. T. (2000). Architectural Styles and the Design of Network-based Software Architectures. Disertace, UC Irvine. 

[4] ISO/IEC 25010:2011. Systems and software engineering. Quality models (SQuaRE).