Fakturace

Zajímavost ze světa 

Pro evropskou elektronickou fakturaci ve veřejných zakázkách platí směrnice EU 2014/55/EU, která zavádí jednotný evropský standard a podporuje strukturované elektronické faktury namísto pouhých skenů.[3] 

Co v článku najdete 

• Co je fakturace a proč je faktura důležitá 
• Jaké náležitosti musí faktura obsahovat 
• Jaké typy faktur firma vystavuje 
• Jaký je rozdíl mezi papírovou a elektronickou fakturou 
• Co je formát ISDOC a k čemu slouží 
• Jakou roli hraje ERP ve fakturaci 
• Jak fakturaci řeší ERP Helios 
• Jaké chyby firmy ve fakturaci nejčastěji dělají 

Co je fakturace a proč je faktura důležitá 

Fakturace je vystavování a evidence faktur za prodané zboží nebo služby. Faktura je doklad, kterým prodávající vyzývá kupujícího k zaplacení a zároveň dokumentuje obchodní případ [1]. Pro účetnictví je faktura prvotním dokladem, ze kterého firma účtuje pohledávku nebo závazek. 

Pro plátce DPH má faktura ještě jednu roli. Je daňovým dokladem, na jehož základě odvádí daň na výstupu a odběratel uplatňuje odpočet daně na vstupu [1]. Proto musí splňovat zákonné náležitosti, jinak může finanční úřad odpočet zamítnout. 

Fakturace tak spojuje obchodní, účetní a daňovou rovinu. Chyba ve faktuře se nepromítne jen do platby, ale i do účetnictví a do přiznání k DPH [1]. Proto se vyplatí mít fakturaci pod kontrolou a nespoléhat na ruční vyplňování dokladů v textovém editoru nebo tabulce. 

Jaké náležitosti musí faktura obsahovat 

Náležitosti daňového dokladu stanoví zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty [1]. Faktura plátce DPH musí obsahovat zejména údaje o obou stranách, popis plnění, datum a daňové údaje. 

Náležitost	Popis
Označení a číslo dokladu	Jednoznačné pořadové číslo faktury
Údaje o dodavateli a odběrateli	Jméno, sídlo a daňová identifikační čísla
Rozsah a předmět plnění	Co bylo dodáno nebo poskytnuto
Den vystavení a den plnění	Datum dokladu a datum uskutečnění plnění
Základ daně a sazba	Cena bez daně a použitá sazba DPH
Výše daně	Vyčíslená částka DPH

Zdroj: Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (náležitosti daňového dokladu).

Neplátce DPH vystavuje fakturu jednodušší, bez daňových údajů. I tak by ale měla obsahovat identifikaci stran, popis plnění a částku, aby sloužila jako účetní doklad [4]. Chybějící nebo nesprávná náležitost je častou příčinou sporů, protože odběratel může na jejím základě odmítnout fakturu zaplatit nebo finanční úřad zamítne odpočet daně. 

Jaké typy faktur firma vystavuje 

V praxi firma nepracuje jen s běžnou fakturou po dodání. Podle situace vystavuje i další typy dokladů, které mají v zákoně o DPH své místo [1]. 

Typ faktury	Kdy se použije
Běžná faktura	Po dodání zboží nebo služby
Zálohová faktura	Výzva k úhradě zálohy před dodáním
Daňový doklad k platbě	Po přijetí zálohy, vyčísluje DPH
Opravný daňový doklad	Oprava původní faktury, dříve dobropis
Zjednodušený daňový doklad	Pro plnění do zákonného limitu

Zdroj: Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.

Zálohová faktura sama o sobě není daňovým dokladem. Daň se vyčíslí až na daňovém dokladu k přijaté platbě [1]. Tento rozdíl bývá zdrojem chyb, proto ho ERP hlídá automaticky. 

Jaký je rozdíl mezi papírovou a elektronickou fakturou 

Zákon o DPH staví papírovou a elektronickou fakturu naroveň. U obou musí být zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost po celou dobu uschování [1]. Elektronická faktura tedy není méně platná než papírová. 

Elektronická faktura ale může mít dvě podoby. Buď je to jen obrazový soubor, například PDF nebo sken, nebo strukturovaný soubor, který účetní program načte automaticky. Evropská úprava i směrnice EU 2014/55/EU tlačí na strukturovanou podobu, protože šetří ruční přepisování [3]. 

Hledisko	Papírová faktura	Elektronická strukturovaná
Forma	Tištěný doklad	Datový soubor, například ISDOC
Zpracování	Ruční opis do systému	Automatické načtení
Chybovost	Vyšší kvůli přepisování	Nižší, data se nepřepisují
Archivace	Fyzická i digitální	Digitální

Zdroj: Směrnice EU 2014/55/EU o elektronické fakturaci.

Co je formát ISDOC a k čemu slouží 

ISDOC je český národní standard pro strukturovanou elektronickou fakturu. Definuje podobu datového souboru tak, aby ho účetní program dokázal načíst automaticky, bez ručního přepisování údajů z faktury [2]. Standard spravuje ICT Unie a vychází z mezinárodního jazyka UBL 2.0 [2]. 

Díky ISDOC si firmy mezi sebou vyměňují faktury jako data, ne jen jako obrázek. Příjemce fakturu naimportuje a systém z ní rovnou vytvoří doklad. To snižuje chybovost a zrychluje zpracování [2]. Tuto výhodu ocení hlavně firmy s velkým objemem dokladů. 

ISDOC zatím není v České republice plošně povinný a zákon o DPH uznává i jiné formáty elektronické faktury, pokud splňují zákonné podmínky [1]. Mezi účetními a ERP systémy je ale ISDOC zavedeným standardem [2]. Většina rozšířených programů na českém trhu umí faktury v tomto formátu vystavit i načíst, takže firmy mezi sebou mohou doklady vyměňovat bez ohledu na to, jaký systém každá z nich používá. 

Jakou roli hraje ERP ve fakturaci 

V ERP systému fakturace nestojí samostatně. Navazuje na zakázku, sklad a ceník, takže se faktura vytvoří z údajů, které už v systému jsou [5]. Obchodník nemusí opisovat položky ani ceny, systém je převezme z objednávky nebo dodacího listu. 

Vystavená faktura se rovnou promítne do účetnictví jako pohledávka a do agendy DPH [5]. Tím odpadá ruční přepisování mezi fakturací a účetnictvím, které je častým zdrojem chyb. ERP zároveň hlídá číselné řady a náležitosti dokladu. 

U přijatých faktur ERP podporuje import ve formátu ISDOC, takže se doklad do systému dostane jako data [2]. Firma tak má fakturaci, sklad i účetnictví propojené nad jednou databází [5]. Tím se výrazně zkrátí cesta od objednávky k zaplacené faktuře a sníží se počet míst, kde může vzniknout chyba. 

Krok fakturace	Bez ERP	V ERP
Vznik faktury	Ruční opis položek a cen	Z objednávky nebo expedice
Náležitosti	Hlídá se ručně	Doplní a zkontroluje systém
Zaúčtování	Přepis do účetního programu	Promítne se automaticky
Příjem faktur	Ruční zadání	Import ze souboru ISDOC

Zdroj: Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. Cengage.

Jak fakturaci řeší ERP Helios 

ERP Helios obsahuje modul fakturace propojený se zakázkami, sklady a účetnictvím [5]. Faktura vzniká z objednávky nebo expedice, systém doplní náležitosti daňového dokladu podle zákona o DPH [1] a rovnou ji zaúčtuje. 

Helios podporuje elektronickou fakturaci i formát ISDOC, takže firma posílá i přijímá faktury jako strukturovaná data [2]. Výpočty DPH a podklady pro kontrolní hlášení se aktualizují podle platné legislativy [1]. Pro menší firmy slouží variantna iNuvio, pro větší provozy Nephrite. 

U výrobní firmy je výhodou, že faktura navazuje na zakázku a její náklady. Firma tak vidí nejen vystavenou částku, ale i ziskovost konkrétní zakázky [5]. Spojení fakturace s výrobou a sklady navíc znamená, že se na fakturu dostanou skutečně dodané položky, ne ručně přepsaný seznam, který nemusí odpovídat expedici. 

Jaké chyby firmy ve fakturaci nejčastěji dělají 

• Chybějící nebo nesprávné náležitosti daňového dokladu 
• Záměna zálohové faktury za daňový doklad k platbě 
• Ruční přepisování faktur mezi programy a z toho plynoucí chyby 
• Špatně uvedená sazba DPH nebo datum uskutečnění plnění 
• Nedodržení podmínek pro elektronickou fakturu při archivaci 

Většině těchto chyb se firma vyhne, pokud fakturuje přímo v propojeném systému, který náležitosti hlídá a doklad rovnou zaúčtuje [5]. 

Fakturujte přímo v Heliosu 

Pokud chcete fakturovat bez ručního přepisování a s automatickou kontrolou náležitostí, řešením je fakturace propojená se zbytkem firmy. Společnost NVSP dodává ERP Helios s modulem fakturace ve variantách iNuvio a Nephrite. Prohlédněte si nabídku produktů NVSP a nezávazně proberte, jak fakturaci nastavit. 

Shrnutí 

Fakturace je vystavování a evidence faktur. Pro plátce DPH je faktura daňovým dokladem, jehož náležitosti stanoví zákon č. 235/2004 Sb. Firma vystavuje běžné, zálohové i opravné doklady. Papírová a elektronická faktura jsou si naroveň, evropská úprava ale tlačí na strukturovanou podobu. V České republice slouží standard ISDOC, který spravuje ICT Unie a vychází z UBL 2.0. V ERP fakturace navazuje na zakázku a sklad a rovnou se promítne do účetnictví a DPH. Na českém trhu tuto roli plní Helios. 

Časté otázky 

Jaké náležitosti musí mít faktura 

Náležitosti daňového dokladu stanoví zákon č. 235/2004 Sb. Patří mezi ně číslo dokladu, údaje o stranách, předmět a datum plnění, základ daně, sazba a výše DPH [1]. 

Co je formát ISDOC 

ISDOC je český národní standard pro strukturovanou elektronickou fakturu. Spravuje ho ICT Unie, vychází z UBL 2.0 a umožňuje načíst fakturu do systému automaticky [2]. 

Je elektronická faktura stejně platná jako papírová 

Ano. Zákon o DPH je staví naroveň, pokud je zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost po celou dobu uschování [1]. 

Použité zdroje a literatura 

Knihy a učebnice 

[5] Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. 4. vydání. Cengage. ISBN 978-1111820398. 

Legislativa a standardy 

[1] Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. 

[3] Směrnice EU 2014/55/EU o elektronické fakturaci. 

[4] Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví. 

Instituce a standardy 

[2] ICT Unie. Národní standard ISDOC pro elektronickou fakturaci (vychází z UBL 2.0).