Účetní software

Zajímavost ze světa 

Povinnost vést účetnictví, jeho rozsah i pravidla pro účetní závěrku stanoví v České republice zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, který je účinný od roku 1992 a od té doby prošel mnoha novelami.[1] 

Co v článku najdete 

• Co je účetní software a k čemu slouží 
• Jaké funkce účetní software obvykle obsahuje 
• Jaký je rozdíl mezi účetním softwarem a ERP 
• Jaký legislativní rámec musí účetní software dodržet 
• Jaký je rozdíl mezi daňovou a účetní evidencí 
• Pro koho se hodí samostatný účetní software 
• Kdy firma přeroste samostatný účetní program 
• Jak souvisí účetní software s ERP Helios 
• Jak vybrat účetní software nebo ERP 

Co je účetní software a k čemu slouží 

Účetní software je program, ve kterém firma vede své účetnictví. Místo papírových knih a ručních zápisů zaznamenává hospodářské operace do počítače, který z nich automaticky sestaví účetní knihy a výkazy [1]. Cílem je věrný a poctivý obraz hospodaření firmy, jak ho vyžaduje zákon o účetnictví [1]. 

Program hlídá vazby mezi doklady a zůstatky na účtech, takže se snižuje riziko chyb z ručního přepisování. Pravidla, jak konkrétní případy zaúčtovat, vycházejí z Českých účetních standardů pro podnikatele [2]. Software tato pravidla zabudovává do předkontací a kontrol, aby účetní nemusela vše hlídat ručně. 

Účetní software používají firmy všech velikostí, od živnostníků po velké společnosti. Liší se hlavně rozsahem. Drobný podnikatel vystačí s jednoduchým programem, větší firma potřebuje program propojený s ostatními oblastmi provozu [3]. 

Jaké funkce účetní software obvykle obsahuje 

Jádrem účetního softwaru je podvojné účetnictví, tedy hlavní kniha a deník. Na ně navazují moduly, které pokrývají běžnou agendu firmy [1]. 

Oblast	Co řeší
Hlavní kniha a deník	Záznam účetních případů a stavy na účtech
Závazky a pohledávky	Přijaté a vydané faktury, jejich úhrady
Banka a pokladna	Párování plateb, hotovostní operace
Evidence majetku	Dlouhodobý majetek a jeho odpisy
Daně	Podklady pro DPH a daň z příjmů
Výkazy a uzávěrka	Rozvaha, výsledovka, účetní závěrka

Zdroj: Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví.

Tyto funkce stačí firmě, která potřebuje hlavně vést účetnictví a odevzdat daně. Jakmile k tomu přibude řízení skladů nebo výroby, naráží samostatný program na hranice a firma uvažuje o ERP [3]. 

Jaký je rozdíl mezi účetním softwarem a ERP 

Účetní software řeší účetnictví. ERP, tedy podnikový informační systém, propojuje účetnictví se sklady, nákupem, výrobou, mzdami a obchodem do jedné společné databáze [3]. Účetnictví je v ERP jen jedním z modulů, byť důležitým. 

Hledisko	Účetní software	ERP systém
Záběr	Účetnictví a daně	Celá firma nad společnými daty
Data	Často oddělená od skladu a výroby	Jedna sdílená databáze
Sklady a výroba	Zpravidla mimo	Součást systému
Vhodné pro	Menší firmy a účetní kanceláře	Rostoucí a výrobní firmy

Zdroj: Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. Cengage.

Hlavní rozdíl je v propojení. V účetním programu účetní často přepisuje údaje ze skladu nebo z fakturace ručně. V ERP se stejný údaj zadá jednou a promítne se do účetnictví automaticky [3]. 

Jaký legislativní rámec musí účetní software dodržet 

Účetní software v České republice se musí řídit zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, který určuje, kdo vede účetnictví, v jakém rozsahu a jak vypadá účetní závěrka [1]. Konkrétní postupy účtování pak doplňují České účetní standardy pre podnikatele [2]. 

Software musí zajistit, aby účetní záznamy byly průkazné, srozumitelné a trvale dohledatelné po celou zákonnou dobu uschování [1]. Proto klade důraz na neměnnost uzavřených období, číselné řady dokladů a dohledatelnost změn. Firma se na tyto vlastnosti spoléhá při kontrole z finančního úřadu i při auditu, kdy musí doložit, jak konkrétní zápis vznikl. 

Vedle účetních předpisů software řeší i daně. Pro daň z přidané hodnoty pracuje podle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty [4], ze kterého připravuje daňové přiznání i kontrolní hlášení. 

Jaký je rozdíl mezi daňovou a účetní evidencí 

Účetní software nemusí vždy znamenat podvojné účetnictví. Drobní podnikatelé často vedou jen daňovou evidenci, tedy jednodušší přehled příjmů a výdajů. Podvojné účetnictví podle zákona o účetnictví je naopak povinné pro obchodní společnosti a firmy nad zákonné limity [1]. 

Hledisko	Daňová evidence	Podvojné účetnictví
Pro koho	Drobní podnikatelé a OSVČ	Firmy a větší podnikatelé
Co sleduje	Příjmy a výdaje	Aktiva, závazky, náklady a výnosy
Náročnost	Nižší	Vyšší, vazby mezi účty
Výstup	Podklad pro daň z příjmů	Účetní závěrka a výkazy

Zdroj: Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví.

Výrobní firma téměř vždy vede podvojné účetnictví, protože sleduje zásoby, rozpracovanou výrobu a majetek. Pro takovou firmu má samostatný účetní program smysl jen do určité velikosti, pak ho nahradí ERP [3]. 

Pro koho se hodí samostatný účetní software 

• Živnostníci a malé firmy s jednoduchou agendou 
• Účetní kanceláře, které vedou účetnictví pro více klientů 
• Firmy bez vlastní výroby a rozsáhlých skladů 
• Začínající podnikatelé, kteří chtějí nízké vstupní náklady 

Samostatný program je levnější a jednodušší na zavedení. Dokud firma nepotřebuje propojit účetnictví se zbytkem provozu, je rozumnou volbou [3]. Výhodou je i nízká pořizovací cena a rychlý start, protože program neřeší sklady ani výrobu. Účetní kanceláře navíc oceňují, že v jednom programu vedou účetnictví pro mnoho klientů najednou. 

Kdy firma přeroste samostatný účetní program 

Účetní program přestává stačit ve chvíli, kdy se data tříští do více nástrojů. Sklad si vede svou evidenci, fakturace běžní jinde a účetní vše ručně slučuje. Tento stav zvyšuje chybovost a brzdí růst firmy [3]. 

Signál	Co to znamená
Opakované zadávání dat	Stejný údaj se píše do více programů
Pomalá uzávěrka	Ruční slučování tabulek na konci období
Chybějící přehled	Sklad a výroba nejsou vidět v reálném čase
Růst firmy	Přibývají oddělení, doklady i uživatelé

Zdroj: Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. Cengage.

• Stejné údaje se zadávají opakovaně do více programů 
• Chybí aktuální přehled o skladech a rozpracované výrobě 
• Uzávěrka trvá dlouho kvůli ručnímu slučování dat 
• Firma roste a přibývají oddělení i doklady 

V tu chvíli dává smysl přejít na ERP, kde účetnictví tvoří jeden modul propojený se zbytkem firmy [3]. U výrobních firem se ERP navíc propojuje s řízením dílny, jak ukazuje optimalizace výrobních procesů s Heliosem. 

Jak souvisí účetní software s ERP Helios 

ERP Helios obsahuje plnohodnotný účetní modul, takže firma nepotřebuje samostatný účetní program. Účetnictví je v něm propojené se sklady, fakturací, majetkem i mzdami nad jednou databází [3]. Doklad zadaný v logistice se rovnou promítne do účetnictví. 

Helios přitom drží účetnictví v souladu se zákonem o účetnictví [1] i s Českými účetními standardy [2] a aktualizuje výpočty daní podle platné legislativy [4]. Pro menší firmy is určena varianta iNuvio, pro větší a složitější provozy Nephrite. 

Pro výrobní firmu je propojení účetnictví s výrobou klíčové. Náklady na zakázku, spotřeba materiálu i mzdy se sbíhají na jednom místě, takže firma vidí skutečnou ziskovost zakázek, ne jen souhrnné účetní výkazy [3]. 

Jak vybrat účetní software nebo ERP 

• Zhodnoťte, zda vám stačí účetnictví, nebo potřebujete i sklady a výrobu 
• Ověřte, že software pokrývá zákon o účetnictví a České účetní standardy 
• Zjistěte, jak rychle dodavatel reaguje na změny daňové legislativy 
• Počítejte s růstem firmy, ať nemusíte za rok migrovat jinam 
• Vyžádejte si ukázku na vašich datech, ne obecné demo 

Firma, která plánuje růst nebo má výrobu, většinou volí rovnou ERP. Vyhne se tak pozdější náročné migraci z účetního programu do plného systému [3]. 

Přejdete na účetnictví v Heliosu 

Pokud vám samostatný účetní program přestává stačit, řešením je účetnictví propojené se zbytkem firmy. Společnost NVSP dodává ERP Helios s plnohodnotným účetním modulem ve variantách iNuvio a Nephrite. Prohlédněte si nabídku produktů NVSP a nezávazně proberte, která varianta sedí vaší firmě. 

Shrnutí 

Účetní software je program pre vedení účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb. a Českých účetních standardů. Zvládá hlavní knihu, faktury, majetek, daně a výkazy. Od ERP se liší tím, že řeší jen účetnictví, zatímco ERP propojuje účetnictví se sklady, výrobou a mzdami nad společnou databází. Samostatný program se hodí pre menší firmy a účetní kanceláře. Jakmile se data tříští do více nástrojů a firma roste, vyplatí se přejít na ERP. Na českém trhu tuto roli plní Helios, který obsahuje účetní modul propojený s celou firmou. 

Časté otázky 

Jaký je rozdíl mezi účetním softwarem a ERP 

Účetní software řeší jen účetnictví a daně. ERP propojuje účetnictví se sklady, výrobou a mzdami nad jednou databází, takže se údaj zadá jednou a promítne se všude [3]. 

Jaké zákony musí účetní software dodržet 

Hlavně zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a České účetní standardy pre podnikatele [1][2]. Pro daně navíc zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty [4]. 

Potřebuje malá firma rovnou ERP 

Ne nutně. Pro jednoduchou agendu stačí samostatný účetní program. ERP dává smysl, jakmile firma potřebuje propojit účetnictví se sklady a výrobou nebo plánuje růst [3]. 

Použité zdroje a literatura 

Knihy a učebnice 

[3] Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. 4. vydání. Cengage. ISBN 978-1111820398. 

Legislativa a standardy 

[1] Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví. 

[2] České účetní standardy pre podnikatele (MF ČR, k vyhlášce 500/2002 Sb.). 

[4] Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.